Gestão do Conteúdo Empresarial [ECM]

Todos os dias organizações criam um imenso volume de conteúdo não-estruturado, que inclui perfis de clientes, ordens de compra, registros de empregados, relatórios financeiros, formulários, notas fiscais, contratos, procedimentos internos, desenhos de engenharia, e-mails, entre outros. O desafio de lidar com papéis, conteúdos digitais, registros e documentos aumenta cada vez mais. Estudos têm mostrado que o conteúdo não-estruturado compreende 80% ou mais de toda a informação corporativa e vem crescendo entre 65% a 200% ao ano, dependendo do setor industrial.

Na maior parte das empresas, o conteúdo em papel e digital frequentemente existe em um estado de "caos não-gerenciado". Este conteúdo é armazenado em múltiplos locais, tais como, drives de computadores, compartilhamentos de rede, pastas de arquivos e fichários, sem uma taxonomia consistente para identificar sua natureza. Isto torna difícil para os usuários encontrarem e reutilizarem os conteúdos que eles necessitam para as atividades do dia-a-dia. O resultado é muito tempo perdido na busca e recriação de informações, além de incentivar práticas menos eficientes como a utilização de e-mail em lugar de uma ferramenta colaborativa de gestão documental.

As organizações estão adotando plataformas de Gestão de Conteúdo Empresarial (Enterprise Content Management - ECM) para tratar os desafios associados com a informação não-gerenciada. Soluções de Enterprise Content Management [ECM] aprimoram a produtividade e agilidade do negócio, provendo melhor acesso a informação e criando uma infra-estrutura de compartilhamento, segurança e reuso de conteúdo por toda a organização. Uma plataforma de Enterprise Content Management permite às empresas reduzir custos com hardware e software, além de integrar as informações chaves em um caminho único para explorar novas oportunidades e rapidamente se adaptar aos novos requisitos do negócio.

Uma solução abrangente de Enterprise Content Management [ECM] cumpre com os desafios mencionados acima e promove os seguintes benefícios:

• Reduz as despesas gerais necessárias para armazenamento de documentos físicos;

• Diminui a mão de obra requerida para completar processos críticos com documentação intensiva;
• Amplia a capacidade de colaboração, estimulada pelo acesso em tempo real ao conteúdo;
• Aproveita o capital intelectual em nível elevado;
• Elimina atrasos e ineficiências dos processos manuais;
• Permite aos atendentes de serviços de atendimento ao consumidor resolverem problemas na primeira ligação, por meio de informações precisas e instantâneas;
• Oferece aos clientes acesso seguro via Web ("self-service") aos documentos importantes;
• Assegura maior sustentação às iniciativas de governança, riscos e compliance [GRC], habilitando acesso seguro ao conteúdo corporativo, padronizando atividades e aplicando retenção de conteúdo com base em políticas;
• Oferece prontidão avançada e risco reduzido às questões judiciais.

O ECM provê as tecnologias utilizadas para criar, capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir todos os conteúdos, registros e documentos relacionados aos processos organizacionais. As soluções de ECM permitem maximizar o valor e a qualidade do conteúdo empresarial, aprimorando o desempenho geral do negócio.

O SoftExpert ECM Suite - Gestão Conteúdo Empresarial - reúne dentro de uma plataforma integrada os recursos necessários para gerenciar todo o tipo de conteúdo empresarial, incluindo documentos corporativos, registros vitais do negócio (notas fiscais, ordens de compra, declarações, etc.), informações em papel, ativos digitais (imagens, áudios e vídeos), e-mail, formulários, relatórios, entre outros. Além disso, a solução intensifica a colaboração entre equipes por meio de ferramentas para gestão de projetos, fórum, serviço de mensagem instantânea e workflow. Para completar a oferta, o SoftExpert ECM Suite oferece também uma solução completamente integrada de Business Process Management [BPM] que possibilita aos clientes otimizar as atividades do dia-a-dia, conectando e compartilhando conhecimento por toda a organização.

As principais tecnologias e funcionalidades que compoem o SoftExpert ECM Suite são:

Content Capture - a arquitetura da solução facilita a integração com outros produtos por intermédio de conectores prontos para uso e Web Services que possibilitam a captura de informação a partir de qualquer fonte de dados.

Document Imaging and Recognition - processo completo de digitalização que captura documentos e metadados simultaneamente; reconhecimento avançado por meio de tecnologia OCR e indexação em lote de conteúdo no repositório integrado de gestão de documentos.

Document Management Library Services - o mecanismo de workflow integrado asssegura processos apropriados de aprovação, controle de versão e revisão e funcionalidades de check in/check out para eliminar a possibilidade de alterações simultâneas nos conteúdos gerenciados.

Content Collaboration - oferece uma área de trabalho (workspace) segura para as equipes compartilharem e editarem documentos e projetos, acessando diretamente do navegador web.

Content Lifecycle Management - gerencia o processo de mudança do conteúdo por meio das fases do ciclo de vida (ex.: elaboração, aprovação, expiração, retenção, eliminação).

Enterprise Search Capabilities - permite localizar e recuperar facilmente informações em repositórios federados, utilizando tecnologias avançadas de busca, incluindo FTS (full-text search), dicionário de sinônimos, metadados e categorização dinâmica de conteúdo.

Conversion Services - provê publicação automática de conteúdo em formatos universais, como PDF (Portable Document Format).

Content Notification Services - gerencia alertas de revisão, publicação de documentos, prazos de expiração, arquivamento de conteúdo, tarefas de workflow, entre outros.

Workflow / Business Process Management - fornece uma plataforma integrada para automação de processos colaborativos e orientados a conteúdo, aprimorando a produtividade das pessoas com o uso de formulários eletrônicos para coleta de informações durante a execução dos processos.

Records Management - estende a solução além dos registros eletrônicos, integrando a gestão de registros físicos com os conteúdos digitais, permitindo a aplicação de políticas de retenção, eliminação, proteção e auditoria sobre os registros do negócio, independentemente da localização ou tipo.

Digital Signatures - oferece aos usuários autorizados do sistema um mecanismo para assinatura digital de documentos, totalmente em conformidade com o padrão ICP-Brasil e com os padrões de assinatura XML ou CMS.

Information Rights Management - mecanismo completo de segurança para controle dos direitos de acesso e edição baseado em privilégios de equipes, departamentos, papéis funcionais, usuários, entre outros. Inclui o SoftExpert Rights Management que oferece integração de usuários via LDAP ou Microsoft Active Directory, SSL, listas de controle de acesso (ACL) e suporte a certificados digitais ICP-Brasil ou padrão X.509.

SoftExpert SharePoint Connector - recurso completamente integrado do módulo SE Administration que permite aos usuários criar visões personalizadas dos componentes SoftExpert dentro do Microsoft Office Sharepoint Server 2007 [MOSS 2007] por meio de web parts.

O SoftExpert ECM Suite oferece todos os componentes citados e muito mais. A solução possibilita efetivamente capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar conteúdo digital e em papel. Qualquer pessoa autorizada - funcionários, clientes, fornecedores ou parceiros - podem gerenciar e trabalhar em seus documentos, registros e processos de forma segura a qualquer hora, em qualquer lugar.

O SoftExpert ECM Suite desenvolve uma conformidade pró-ativa com as boas práticas de fabricação [GMP], regulamentos como OHSAS 18000, normas internacionais como a ISO 9000 e ISO 15489, leis como a SOX (Sarbanes-Oxley) e DoD 5015.2, a FDA 21 CFR Parte 11 e a FDA 21 CFR Parte 820 referente ao registro eletrônico e assinatura de documentos, práticas e padrões recomendados pela AIIM, HIPAA e normas brasileiras como a ICP-Brasil e CONARQ. Isto garante a conformidade com uma variedade de indústrias, como equipamentos médicos e farmacêuticos, entidades governamentais, serviços financeiros e indústrias de manufatura em geral.

Retorno sobre Investimento (ROI) em Enterprise Content Management [ECM]

De forma crescente, o ECM tem sido visto como uma aplicação empresarial e tecnologia fundamental na redução de custos administrativos, aprimoramento da eficiência organizacional e para o crescimento da lucratividade.

Geralmente, quando profissionais discutem o ROI de um investimento, eles estão principalmente pensando sobre benefícios "financeiros", já que ROI é tipicamente visto como uma medida de redução de custo ou aumento de lucro diretamente atribuído a um investimento realizado. No entanto, hoje, as organizações devem também considerar os benefícios "não financeiros" de um investimento.

Benefícios Financeiros englobam os impactos sobre o orçamento e as finanças empresariais, tais como, redução de custo ou aumento de receita. Este é apenas um aspecto do ROI.

Benefícios Não Financeiros são os benefícios conhecidos como "intangíveis" ou "não quantificáveis" de um investimento. Estes benefícios podem representar ROI real e englobar os efeitos sobre as operações e a produtividade do negócio que não diretamente se traduzem em aumento positivo do fluxo de caixa. Estes benefícios "não financeiros" estão quase sempre concentrados sobre as atividades críticas do negócio, necessárias para cumprir com os requisitos de clientes, parceiros ou regulatórios.

O SoftExpert ECM Suite produz impactos positivos sobre a performance do negócio e sobre os objetivos estratégicos. Estes impactos incluem maior satisfação do cliente, melhor utilização das informações e tempos de ciclo reduzidos.

O cálculo de benefícios do ECM pode ser tanto direto, por meio da redução de custos com papel e arquivamento, assim como indireto, aprimorando a qualidade ou a produtividade. Ambos devem ser medidos para realização de um business case de ECM.

De acordo com estimativas do IDC, uma típica empresa com 1.000 profissionais que trabalham ligados a informação e conhecimento (criação, revisão, compartilhamento, distribuição) gasta em média de U$ 2.5 a U$ 3.5 milhões por ano buscando por informações inexistentes, tentando encontrar informações existentes, ou recriando informações que não podem mais ser encontradas. Enquanto o Gartner estima que uma Gestão de Conteúdo Empresarial [ECM] eficaz pode reduzir os custos totais relacionados a documentos e registros em 40%.

O SoftExpert ECM Suite proporciona os seguintes benefícios:

 

ROI Financeiro:

 

ROI não financeiro:

Lembre-se! ROI não pode ser calculado isoladamente. O ROI que você projeta para sua iniciativa de ECM será provavelmente diferente do ROI que você alcançará no fim, isto porque existem muitos fatores-rotatividade de funcionários, novas iniciativas de concorrentes, mudanças de fornecedores-que podem impactar o ROI de seu projeto. Neste caso, tenha em mente que ROI nem sempre é mensurável em reais ou dólares!