• O Desafio

  Todos os dias organizações criam um imenso volume de conteúdo não-estruturado, que inclui perfis de clientes, ordens de compra, registros de empregados, relatórios financeiros, formulários, notas fiscais, contratos, procedimentos internos, desenhos de engenharia, e-mails, entre outros. O desafio de lidar com papéis, conteúdos digitais, registros e documentos aumenta cada vez mais. Estudos têm mostrado que o conteúdo não-estruturado compreende 80% ou mais de toda a informação corporativa e vem crescendo entre 65% a 200% ao ano, dependendo do setor industrial.

  Na maior parte das empresas, o conteúdo em papel e digital frequentemente existe em um estado de "caos não-gerenciado". Este conteúdo é armazenado em múltiplos locais, tais como, drives de computadores, compartilhamentos de rede, pastas de arquivos e fichários, sem uma taxonomia consistente para identificar sua natureza. Isto torna difícil para os usuários encontrarem e reutilizarem os conteúdos que eles necessitam para as atividades do dia-a-dia. O resultado é muito tempo perdido na busca e recriação de informações, além de incentivar práticas menos eficientes como a utilização de e-mail em lugar de uma ferramenta colaborativa de gestão documental.

  As organizações estão adotando plataformas de Gestão de Conteúdo Empresarial (Enterprise Content Management - ECM) para tratar os desafios associados com a informação não-gerenciada. Soluções de Enterprise Content Management [ECM] aprimoram a produtividade e agilidade do negócio, provendo melhor acesso a informação e criando uma infra-estrutura de compartilhamento, segurança e reuso de conteúdo por toda a organização. Uma plataforma de Enterprise Content Management permite às empresas reduzir custos com hardware e software, além de integrar as informações chaves em um caminho único para explorar novas oportunidades e rapidamente se adaptar aos novos requisitos do negócio.

  Uma solução abrangente de Enterprise Content Management [ECM] cumpre com os desafios mencionados acima e promove os seguintes benefícios:

  • Reduz as despesas gerais necessárias para armazenamento de documentos físicos;

  • Diminui a mão de obra requerida para completar processos críticos com documentação intensiva;
  • Amplia a capacidade de colaboração, estimulada pelo acesso em tempo real ao conteúdo;
  • Aproveita o capital intelectual em nível elevado;
  • Elimina atrasos e ineficiências dos processos manuais;
  • Permite aos atendentes de serviços de atendimento ao consumidor resolverem problemas na primeira ligação, por meio de informações precisas e instantâneas;
  • Oferece aos clientes acesso seguro via Web ("self-service") aos documentos importantes;
  • Assegura maior sustentação às iniciativas de governança, riscos e compliance [GRC], habilitando acesso seguro ao conteúdo corporativo, padronizando atividades e aplicando retenção de conteúdo com base em políticas;
  • Oferece prontidão avançada e risco reduzido às questões judiciais.

  O ECM provê as tecnologias utilizadas para criar, capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir todos os conteúdos, registros e documentos relacionados aos processos organizacionais. As soluções de ECM permitem maximizar o valor e a qualidade do conteúdo empresarial, aprimorando o desempenho geral do negócio.

  
  
  

  
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• A Solução

  O SoftExpert ECM Suite - Gestão Conteúdo Empresarial - reúne dentro de uma plataforma integrada os recursos necessários para gerenciar todo o tipo de conteúdo empresarial, incluindo documentos corporativos, registros vitais do negócio (notas fiscais, ordens de compra, declarações, etc.), informações em papel, ativos digitais (imagens, áudios e vídeos), e-mail, formulários, relatórios, entre outros. Além disso, a solução intensifica a colaboração entre equipes por meio de ferramentas para gestão de projetos, fórum, serviço de mensagem instantânea e workflow. Para completar a oferta, o SoftExpert ECM Suite oferece também uma solução completamente integrada de Business Process Management [BPM] que possibilita aos clientes otimizar as atividades do dia-a-dia, conectando e compartilhando conhecimento por toda a organização.

  As principais tecnologias e funcionalidades que compoem o SoftExpert ECM Suite são:

  Content Capture - a arquitetura da solução facilita a integração com outros produtos por intermédio de conectores prontos para uso e Web Services que possibilitam a captura de informação a partir de qualquer fonte de dados.

  Document Imaging and Recognition - processo completo de digitalização que captura documentos e metadados simultaneamente; reconhecimento avançado por meio de tecnologia OCR e indexação em lote de conteúdo no repositório integrado de gestão de documentos.

  Document Management Library Services - o mecanismo de workflow integrado asssegura processos apropriados de aprovação, controle de versão e revisão e funcionalidades de check in/check out para eliminar a possibilidade de alterações simultâneas nos conteúdos gerenciados.

  Content Collaboration - oferece uma área de trabalho (workspace) segura para as equipes compartilharem e editarem documentos e projetos, acessando diretamente do navegador web.

  Content Lifecycle Management - gerencia o processo de mudança do conteúdo por meio das fases do ciclo de vida (ex.: elaboração, aprovação, expiração, retenção, eliminação).

  Enterprise Search Capabilities - permite localizar e recuperar facilmente informações em repositórios federados, utilizando tecnologias avançadas de busca, incluindo FTS (full-text search), dicionário de sinônimos, metadados e categorização dinâmica de conteúdo.

  Conversion Services - provê publicação automática de conteúdo em formatos universais, como PDF (Portable Document Format).

  Content Notification Services - gerencia alertas de revisão, publicação de documentos, prazos de expiração, arquivamento de conteúdo, tarefas de workflow, entre outros.

  Workflow / Business Process Management - fornece uma plataforma integrada para automação de processos colaborativos e orientados a conteúdo, aprimorando a produtividade das pessoas com o uso de formulários eletrônicos para coleta de informações durante a execução dos processos.

  Records Management - estende a solução além dos registros eletrônicos, integrando a gestão de registros físicos com os conteúdos digitais, permitindo a aplicação de políticas de retenção, eliminação, proteção e auditoria sobre os registros do negócio, independentemente da localização ou tipo.

  Digital Signatures - oferece aos usuários autorizados do sistema um mecanismo para assinatura digital de documentos, totalmente em conformidade com o padrão ICP-Brasil e com os padrões de assinatura XML ou CMS.

  Information Rights Management - mecanismo completo de segurança para controle dos direitos de acesso e edição baseado em privilégios de equipes, departamentos, papéis funcionais, usuários, entre outros. Inclui o SoftExpert Rights Management que oferece integração de usuários via LDAP ou Microsoft Active Directory, SSL, listas de controle de acesso (ACL) e suporte a certificados digitais ICP-Brasil ou padrão X.509.

  SoftExpert SharePoint Connector - recurso completamente integrado do módulo SE Administration que permite aos usuários criar visões personalizadas dos componentes SoftExpert dentro do Microsoft Office Sharepoint Server 2007 [MOSS 2007] por meio de web parts.

  O SoftExpert ECM Suite oferece todos os componentes citados e muito mais. A solução possibilita efetivamente capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar conteúdo digital e em papel. Qualquer pessoa autorizada - funcionários, clientes, fornecedores ou parceiros - podem gerenciar e trabalhar em seus documentos, registros e processos de forma segura a qualquer hora, em qualquer lugar.

  O SoftExpert ECM Suite desenvolve uma conformidade pró-ativa com as boas práticas de fabricação [GMP], regulamentos como OHSAS 18000, normas internacionais como a ISO 9000 e ISO 15489, leis como a SOX (Sarbanes-Oxley) e DoD 5015.2, a FDA 21 CFR Parte 11 e a FDA 21 CFR Parte 820 referente ao registro eletrônico e assinatura de documentos, práticas e padrões recomendados pela AIIM, HIPAA e normas brasileiras como a ICP-Brasil e CONARQ. Isto garante a conformidade com uma variedade de indústrias, como equipamentos médicos e farmacêuticos, entidades governamentais, serviços financeiros e indústrias de manufatura em geral.

  
  Calculadora ROI

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• Reduz drasticamente os custos de armazenamento do arquivo corrente (inclui o valor do espaço físico da sala, o custo para manter os armários/fichários de documentos, o custo de pastas e fichas de arquivos, assim como mesas para análise de documentos e outros móveis e utensílios.)
• Elimina custos de armazenamento intermediário e permanente de arquivos através do controle e repositório centralizado de documentos (inclui o valor do espaço físico da sala, custo de terceirização do armazém de documentos, custo para acessar documentos, custo de itens físicos como caixas, rótulos, etc.)
• Reduz o número de funcionários em tempo integral necessários para suportar os centros de armazenamento intermediários e permanentes de documentos em papel.
• Corta os gastos com impressão e aquisição de papéis por meio da gestão e distribuição eletrônica de documentos.
• Elimina os "custos ocultos" da existência de documentos em papel em arquivos locais, arquivos pessoais e pequenas áreas "não oficiais" de arquivos departamentais.
  • ( Eu mantenho cópias dos relatórios na minha mesa porque leva muito tempo para obtê-los na sala de arquivos, e, além disso, alguém pode já ter pego os documentos.)
• Evita custos de recuperação e substituição de documentos extraviados, mal utilizados e desgastados pelo uso. Quanto custa recriar um documento perdido, encontrar um documento extraviado e substituir um documento que não está mais legível?
  • Empresas gastam em média $20 em mão de obra para arquivar um documento, $120 em mão de obra para encontrar um documento erroneamente arquivado e $220 em mão de obra para recriar um documento perdido. (Fonte: AIIM)
• Reduz os custos em questões judiciais devido à redução de registros a serem pesquisados (através da captura e eliminação adequada de registros) e o uso de ferramentas de busca com filtros mais eficientes e precisos.
• Eleva as receitas do negócio e reduz o custo total de operação...
  • ... diminuindo os custos com manuseio de papel;
  • ... cortando custos de arquivamento, duplicação e recuperação em repositórios externos;
  • ... reduzindo o downtime da organização em caso de desastres naturais;
  • ... simplificando o plano de continuidade do negócio;
  • ... utilizando o espaço atualmente necessário para armazenar papel com atividades mais produtivas e geradoras de receita;
  • ... melhorando a utilização dos ativos digitais;
  • ... aumentando a colaboração sobre os dados e o conhecimento.

Investimento

• O investimento no SoftExpert ECM Suite dependerá do tamanho da organização e do escopo definido para o projeto.

Retorno no Investimento (%)

• ((((Total de Economia Anual) x nº de anos) - Investimento Inicial) / Investimento Inicial) x 100.

Tempo de Retorno - Payback (anos)

• Investimento Inicial / Total de Economia Anual.

• Aumenta a produtividade devido ao gerenciamento eletrônico do conteúdo-criação, revisão, aprovação, distribuição e tempos de ciclo aprimorados a medida que somente as versões mais novas de documentos estão disponíveis.
• Economiza tempo por meio do gerenciamento centralizado das versões dos conteúdos.
• Economiza recursos de TI mantendo o conteúdo armazenado e localizado em apenas um repositório central.
• Elimina cópias pessoais eletrônicas e físicas espalhadas por toda a organização.
• Proporciona redução dos recursos físicos a medida que o papel não é mais impresso, assinalado e cópias de múltiplas versões são arquivadas.
• Conduz o crescimento da taxa de retenção de clientes, presença no mercado e receitas operacionais por meio da satisfação elevada dos clientes.
• Sustenta as iniciativas de conformidade regulatória e estabelece um ambiente de gestão para os registros corporativos.
• Reduz a tramitação de papel e impressão de relatórios por meio de dashboards abrangentes e consultas personalizadas de conteúdo.
• Diminui o tempo de início de um projeto, abrevia a curva de aprendizado dos membros de um time de projeto e economiza tempo, uma vez que os processos, procedimentos e modelos de documentos são criados e reutilizados.