SE Document é a solução definitiva para o gerenciamento corporativo de documentos que integra as tecnologias de workflow colaborativo, indexação e recuperação, visualização de conteúdo, etc. em uma única aplicação web.
SE Document automatiza os processos de indexação, armazenamento, publicação e distribuição dos documentos, garantindo alta produtividade e eficácia no seu gerenciamento e operação.
SE Document garante um alto nível de padronização e organização do acervo de documentos, conforme as regras de operação definidas pela empresa [nomenclatura, segurança, temporalidade documental, etc.], proporcionando um mecanismo eficaz para identificação, recuperação e controle de documentos.
SE Document proporciona um acesso simples e imediato aos documentos pelos departamentos da empresa, clientes e fornecedores, assegurando que as versões atualizadas estejam disponíveis para as pessoas certas no momento necessário.
SE Document automatiza a criação e revisão dos documentos ao longo de todas as suas etapas [edição, consenso, aprovação e homologação] com integração direta aos seus aplicativos de origem tais como editores de texto e planilhas, ferramentas CAD, etc. Além disto, todas as ações realizadas sobre os documentos em todo o seu ciclo de vida são 100% monitoradas.
Os conceitos e recursos oferecidos pelo sistema para o controle de documentos, garantem total atendimento aos requisitos exigidos em normas internacionais como ISO 9000, ISO 14000, OHSAS 18000, ISO/TS 16949 e outras.
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Organização do Acervo
- Classificação hierárquica de documentos em categorias;
- Formatação das fichas para identificação dos documentos por categoria;
- Suporte a quaisquer tipos de arquivos sem a modificação do seu formato original;
Gerenciamento de todo o ciclo de vida dos documentos de forma estruturada e segura, desde a criação até o seu arquivamento ou descarte;
- Utilização automática de modelos de documentos já padronizados pela empresa nos processos de criação e revisão;
- Preenchimento automático das informações do banco de dados no corpo dos documentos - MS-Office e Autocad;
- Armazenamento dos arquivos em banco de dados ou em servidores distribuídos com mecanismos de compressão e proteção por senha;
- Auditoria de acesso sobre as ações executadas [visualização, inclusão, exclusão e impressão de documentos];
Integração com o sistema de ERP corporativo.
Publicação dos Documentos
- Definição dos direitos de acesso aos documentos por grupos de usuários e tipos de documentos;
- Pesquisa de documentos a partir de quaisquer dados como número, assunto, palavra-chave, etc;
- Pesquisa avançada por textos no próprio corpo dos documentos [Full-Text Search];
- Circulação eletrônica dos documentos publicados com assinatura de conhecimento pelos usuários;
- Visualizador próprio para dezenas de formatos de arquivo, como Word, Excel, Autocad, formatos de imagem (bmp, tiff, jpeg, etc.);
- Mecanismo de segurança para restrição de cópia e impressão de documentos;
- Marca d'água para identificação de cópia controlada na impressão de documentos;
- Controle do envio, recebimento e cancelamento de cópias de documentos impressas ou distribuídas por e-mail;
- Emissão de listas mestras a partir de diversos critérios de classificação.
Gestão do Arquivo Físico *
- Endereçamento automático dos documentos para os seus respectivos locais de arquivamento na empresa;
- Tabela de Temporalidade Documental [TTD] para padronização dos critérios de arquivamento e descarte por categoria de documento;
- Acompanhamento do trâmite de documentos na empresa com registro cronológico das entradas e saídas pelos diversos setores envolvidos;
- Registro de empréstimos de documentos do arquivo físico com controle de prazos para devolução;
- Impressão de etiquetas de identificação para documentos, pastas e locais de arquivamento;
- Emissão de diversos gráficos quantitativos considerando o volume de documentos indexados, arquivados, movimentados e descartados, com totalização por departamento, período, categoria de documento, etc.
(*) Módulo opcional
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