O Desafio
Diariamente, as empresas recebem e geram uma enorme quantidade de informações – documentos, relatórios, contratos, documentos da qualidade, desenhos da engenharia, formulário, anúncios, e-mail – entre diversos outros.
Destas informações, mais de 90% são armazenados eletronicamente ou fisicamente. A gestão, a entrega, e o controle dos documentos originais são críticos a todo o negócio. As organizações não podem criar e entregar valor de negócio sem controlar os documentos originais que suportam seu negócio.
![Enterprise Content Management [ECM]](imgs/gestoes/fr_documentos.gif)
A possibilidade de controlar e gerenciar documentos tornou-se uma necessidade estratégica para a competitividade. Capturar, gerenciar, processar, armazenar, e distribuir documentos eficientemente possibilita às empresas tornarem os seus negócios aptos às rápidas mudanças do mercado, ao mesmo tempo em que aumenta a produtividade e se reduz os custos.
Alguns dados sobre documentos nas empresas:
- 16% das horas de trabalho são usadas para procurar informações;
- 60% do tempo de trabalho do colaborador é gasto no manejo de documentos;
- 85% dos documentos armazenados nunca são usados;
- 60% são obsoletos;
- 50% são cópias;
- 6 horas por mês são gastas refazendo documentos perdidos.
Estes dados mostram como é desperdiçado recursos e tempo quando ocorre um gerenciamento ineficaz de documentos. O fato é que a maioria das organizações não consegue rastrear ou gerenciar de forma eficaz os seus documentos corporativos.
A Gestão de Documentos da SoftExpert Software tem como objetivo automatizar todo o gerenciamento, aumentar a capacidade de capturar, compilar, criar, registrar, editar, armazenar e controlar toda a distribuição, tanto de documentos físicos, como eletrônicos.
A gestão estratégica de gerenciamento de documentos da SoftExpert Software é apoiada por importantes pilares, como:
Captura de Documentação – Os documentos podem ser adicionados no sistema de duas maneiras distintas – os documentos físicos são digitalizados e importados para o sistema, ou os documentos eletrônicos são adicionados diretamente no sistema pelos usuários.
Documento Físico – O sistema fornece uma forma segura e confiável para fazer todo o controle e armazenamento dos documentos físicos.
Gerenciamento do Ciclo de Vida do Documento - O sistema oferece recursos necessários para o gerenciamento de todo o ciclo de vida de um documento em um ambiente colaborativo, em que profissionais distribuídos por espaços físicos distintos participam do processo de elaboração ou revisão do documento de uma forma organizada.
Indexação de Documentos – O sistema de indexação cria e organiza documentos e facilita futuras buscas, tornando o sistema muito mais eficiente.
Consulta de Documento – O sistema de consulta usa as informações sobre os documentos, inclusive o índice e o texto, tornando muito mais ágil a localização de documentos.
Controle de acesso ao documento – Para todos os documentos pode ser criado uma regra de acesso, para que ele esteja disponível apenas para a pessoa autorizada, independente se ela está no ambiente de trabalho ou acessando remotamente, via internet (web).
Gerenciamento Eletrônico de Documentos – Esta função conta com um modelo de workflow para certificar e assinar eletronicamente os documentos. O processo de Workflow é facilmente criado ou pode-se também usar um modelo já pré-definido.
A solução para gestão de documentos da SoftExpert Software permite criar, capturar, proteger, visualizar, compartilhar, distribuir, arquivar e gerenciar documentos eletrônicos e físicos de forma eficaz e eficiente. Qualquer pessoa autorizada – colaboradores, clientes, vendedores ou parceiros – podem gerenciar ou trabalhar com os documentos, de forma segura, em qualquer hora e qualquer lugar.
A solução desenvolveu conformidade com as boas práticas de fabricação, regulamentos como OHSAS 18000, normas internacionais da qualidade como a ISO 9000, leis como a SOX (Sarbanes-Oxley), a FDA 21 CFR Parte 11 e a FDA 21 CFR Parte 820 referente ao registro eletrônico de documentos. Isto garante a conformidade de uma variedade de indústrias, inclusive de equipamentos médicos e farmacêuticos, entidades governamentais, serviços financeiros e indústrias de manufatura em geral.
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