• O Desafio

  Cada dia apresenta um novo conjunto de desafios e riscos para as empresas que atuam em um mercado dinâmico. As pressões econômicas e as necessidades do negócio em constante transformação requerem uma mudança fundamental no modo como as empresas abordam seus processos de negócio. Elas necessitam aperfeiçoar seus processos para se tornar capazes de responder rapidamente às novas condições impostas pelo mercado.

  Processos conduzem à agilidade do negócio, porém, muitas empresas continuam buscando métodos para maximizar a produtividade e alavancar os investimentos em tecnologia, antes de terem meios efetivos para gerenciar e otimizar seus processos de negócio.

  Um processo de negócio é um conjunto de passos ou atividades interligadas que produzem um resultado para o negócio, seja internamente ou externamente à organização.

  Documentar e automatizar um processo de negócio envolve descrever o que é feito, por que é feito, como é feito, quem (pessoas ou sistemas) faz, assim como, com que qualidade é feito. De modo crescente, as organizações estão sendo inundadas com informações e processos informais baseados no conhecimento das pessoas. Frequentemente estes processos informais podem ser muito arriscados e custosos para as empresas, uma vez que os colaboradores levam consigo seu conhecimento e experiência no processo conforme mudam de emprego. No entanto, os esforços para formalizar e gerenciar processos de negócio informais podem ser desafiadores a medida em que os processos se estendem pelos departamentos e sistemas de TI.

  Business Process Management [BPM] é a chave para satisfazer estes desafios e criar processos de negócio altamente eficientes e ágeis. O BPM é uma disciplina de gestão que integra pessoas, conteúdo e aplicações empresariais, combinando uma abordagem centrada em processos e equipes multifuncionais.

  Soluções de BPM fornecem as ferramentas que ajudam a tornar os processos de negócio explícitos, assim como, as funcionalidades necessárias para auxiliar os gestores no controle e aplicação de mudanças nos fluxos de trabalho manuais e automatizados. Além disso, o BPM promove os seguintes benefícios:

  • Possibilita agilidade organizacional;
  • Suporta os esforços das pessoas para conduzir mudanças e inovação rápida nos processos;
  • Aumenta a retenção de clientes, provendo melhor acesso aos recursos e informações disponíveis;
  • Reduz os tempos de ciclo de trabalho por meio da otimização contínua dos processos;
  • Aprimora a conformidade regulatória, diminuindo o risco de erros com processos manuais;
  • Diminui o custo total de propriedade (TCO), conectando usuários e aplicações dentro de um ambiente unificado de gestão de processos;
  • Acelera o tempo de resposta para oportunidades de negócio ou eventos de transação com processos automatizados e repetíveis;
  • Proporciona retorno imediato do investimento (ROI).

  Uma solução completa de Business Process Management suporta todos os estágios iterativos do ciclo de vida do BPM, oferecendo diversas tecnologias inovadoras que permitem definir, modelar, simular, distribuir, executar, monitorar, analisar e otimizar os processos de negócio de sua organização em direção ao objetivo de aprimorar a agilidade e o desempenho operacional.

   

  

  
  

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• A Solução

  O SoftExpert BPM Suite - Gestão Processos Negócio - é uma solução completa de módulos e componentes perfeitamente integrados, projetados para gerenciar todo o ciclo de vida da Gestão de Processos [Business Process Management - BPM] e suportar as necessidades dos stakeholders da organização, incluindo a alta direção, equipes de trabalho, equipes de TI e analistas de negócio. A solução também provê uma suite completamente integrada de Enterprise Content Management [ECM], que possibilita às empresas entenderem melhor os benefícios estratégicos gerados para o negócio por uma plataforma de aplicação universal, além de otimizar as operações do dia-a-dia, conectando e compartilhando conhecimento por toda a organização. O principal resultado para o negócio é uma solução que proporciona maior agilidade, rápido retorno do investimento (ROI) e reduz amplamente o TCO, comparado a outras soluções do mercado.

  Os principais componentes e funcionalidades do SoftExpert BPM Suite incluem:

  Process Discovery - Suporta a descoberta de processos por completo, capturando os dados essenciais dos processos e atividades, tais como, entradas/saídas, recursos, custos, duração e calendários. Além disso, os analistas de negócio e usuários não técnicos são providos de uma ferramenta de design de processos de fácil utilização e com recursos de drag-and-drop.

  Content Services - Suíte completamente integrada de ECM para gerenciar, armazenar e entregar os documentos relacionados aos processos de negócio (Ex. procedimentos, vídeos de treinamento, apresentações, modelos de documento, etc.).

  Process Modeling - Ferramenta gráfica para modelagem de processos que permite aos usuários desenhar, gerenciar e modificar os fluxos de trabalho para melhor satisfazer as necessidades do negócio.

  Risk Management - Permite uma avaliação completa de riscos sobre os processos de negócio para mitigar ou neutralizar riscos potenciais.

  Performance Management - Indicadores e metas podem ser associados aos processos por meio da ferramenta integrada de gestão da performance, o Corporate Performance Management [CPM].

  Process Simulator - O simulador integrado de processos possibilita aos usuários de negócio definirem atributos como, duração de atividades, custos, utilização de recursos, executores, tempos de ciclo e outras variáveis dentro dos cenários propostos. O simulador também oferece um potente recurso de animação, permitindo análises em tempo real do desempenho dos processos.

  Process Delivery Services - A distribuição de processos 100% baseada na Web torna o conhecimento sobre os processos de negócio permanentemente acessível aos usuários do negócio. O repositório de processos corporativo garante ainda, simples navegação através dos múltiplos níveis de uma hierarquia de processos (drill down).

  Process Engine - Automatiza e controla os processos de negócio em execução no ambiente da solução, atribuindo as tarefas geradas durante o processo para as equipes, papéis, ou usuários corretos no tempo apropriado.

  Task Management - O gerenciamento completo de tarefas assegura o direito de propriedade, delegação e escalonamento automático das tarefas de usuário, assim como, controla a prioridade e os prazos requeridos para cumprimento dos SLA (Service Level Agreement).

  Process Connectors - Integração transparente entre os processos de negócio e as mais reconhecidas aplicações do mercado de ERP, portais, ferramentas de relatório, entre outras.

  Business Activity Monitoring - Possibilita aos gerentes de processo configurar alertas de eventos críticos para qualquer usuário ou papel funcional, provendo dashboards com informações em tempo real para rápida visualização da carga de trabalho e da situação corrente.

  Business Intelligence - Disponibiliza relatórios por áreas de negócio e auxilia os usuários a identificarem "gargalos". A ferramenta de BI fornece recursos de drill down e "slice and dice" sobre os dados para visualização de várias perspectivas baseado na tecnologia OLAP.

  O SoftExpert Business Process Management Suite delega poder as pessoas para efetivamente gerenciarem os processos de negócio além dos limites das corporações. A ferramenta suporta todos os elementos do ciclo de vida da gestão de processos - desde a descoberta e definição, modelagem, simulação, distribuição, execução, monitoramento e análise até a melhoria contínua dos processos.

  Os conceitos e funcionalidades fornecidos pela SoftExpert relacionados ao Business Process Management cumprem todos os requisitos estabelecidos pelos padrões e regulamentações internacionais, tais como, ISO 9000, ISO 14000, OHSAS 18000, ISO/TS 16949, BPMM, Six Sigma, FDA 21 CFR Part 11, FDA 21 CFR Part 820, SOX, ISO 22000 [HACCP], ISO 20000 [ITIL], COBIT, BSC, entre outros.

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• Reduz custos com horas extras por meio da automação e otimização de tarefas manuais, controlando diretamente as saídas do fluxo de caixa.
• Diminui o número de funcionários em tempo integral necessários para realizar funções de baixo valor agregado dentro da organização.
• Reduz o esforço gasto para responder requisições de clientes através do monitoramento e aprimoramento contínuo dos processos de atendimento ao cliente.
• Elimina perdas na receita devido à aplicação das regras e processos relativos às diretrizes do planejamento estratégico.
• Evita custos com honorários de auditoria, pois fornece meios para rapidamente criar processos que permitem a rastreabilidade dos esforços aplicados em compliance.
• Eleva as receitas do negócio e reduz o custo total de operação...
  • ... realizando a conclusão de atividades de forma mais rápida;
  • ... economizando recursos com alta produtividade e velocidade de processamento;
  • ... realocando recursos humanos valiosos;
  • ... criando vantagem competitiva com base no valor da organização frente ao mercado;
  • ... aprimorando a sensibilidade para oportunidades de mercado;
  • ... reduzindo tempo de administração e transferência de tarefas;
  • ... eliminando erros manuais;
  • ... criando um ambiente mais eficiente para coleta de informações;
  • ... reduzindo custos de suporte;
  • ... aprimorando divulgação de informações "ad hoc".

Investimento

• O investimento no SoftExpert BPM Suite dependerá do tamanho da organização e do escopo definido para o projeto.

Retorno no Investimento (%)

• ((((Total de Economia Anual) x nº de anos) - Investimento Inicial) / Investimento Inicial) x 100.

Tempo de Retorno - Payback (anos)

• Investimento Inicial / Total de Economia Anual.

• Aumenta a motivação dos funcionários e a satisfação dos clientes por meio de processos eficazes.
• Aprimora a agilidade e prontidão do negócio aumentando a eficiência dos processos.
• Assegura a utilização otimizada de recursos devido à padronização dos processos.
• Facilita o controle, a otimização e a rápida mudança nos processos corporativos.
• Promove a colaboração entre TI e usuários do negócio para documentar e implementar os processos.
• Gerencia as mudanças na organização quanto a papéis funcionais, estrutura e atividades.
• Integra com as aplicações existentes de maneira pró-ativa.
• Altera dinamicamente as regras de negócio que conduzem os processos em direção às metas de performance.
• Aumenta a produtividade devido à automação dos processos.
• Monitora os processos de negócio em tempo real.
• Reduz o tempo necessário para ajustar os processos de negócio às mudanças no mercado.
• Sincroniza os processos entre parceiros de negócios.
• Proporciona aos gerentes recursos para tratamento de exceções.
• Economiza tempo gerenciando todos os processos de forma centralizada.
• Conduz o crescimento da taxa de retenção de clientes, presença no mercado e receitas operacionais por meio da satisfação dos clientes
• Reduz o número de tarefas realizadas manualmente.
• Possibilita a integração dos recursos de gestão da conformidade nos processos de negócio existentes.