Gestão de Projetos e Portfolios [PPM]

O Desafio

  • Um dos problemas mais comuns enfrentados pelas organizações orientadas a projetos é ter um volume excessivo de projetos em relação à sua capacidade limitada.

    A identificação da quantidade total de projetos ativos e sua real situação dentro do portfólio da empresa é difícil ou trabalhosa. Na maioria das vezes, a alocação de recursos é realizada de forma ineficiente e imprecisa.

    A coleta e a alocação dos custos do projeto, em especial da mão-de-obra interna, algumas vezes nem são consideradas, devido às dificuldades da adoção por parte dos usuários. Para muitas organizações, a elaboração de relatórios de projetos, programas e portfólio, requer muito trabalho manual e está sujeita a atrasos e erros.

    A colaboração entre os membros da equipe de projeto muitas vezes não é planejada e, em geral, envolve a administração não estruturada de problemas, riscos, itens de plano de ação e processos de análise de documentos. As práticas de gestão de projetos, com freqüência, não são usadas de forma consistente em toda a organização e o acompanhamento de programas, não raro, envolve esforços manuais e com grande demanda de mão-de-obra.

    As organizações, muitas vezes, identificam diversas idéias para projetos, porém, falham na coleta centralizada das informações do projeto e na realização dos business case necessários para cada projeto. Em algumas organizações, os projetos são selecionados sem a definição clara do processo de análise ou dos critérios de seleção.

    As organizações também estão em busca de soluções para otimizar seus processos de gestão do portfólio de projetos, mas a falta de integração das informações dos projetos pode invalidar a capacidade de analisar, de forma apropriada, o portfólio completo de projetos. Isso também é um problema para os departamentos de TI, que tantas vezes assumem o demorado esforço de reunir e lançar dados para a elaboração de relatórios.

    A administração dos desafios, descritos acima, requer capacidades de gestão de projetos que necessitam de um suporte maior do que uma caneta e papel ou do que as ferramentas de software de primeira geração podem oferecer. As soluções inovadoras de gestão de projetos devem ter a capacidade de abranger todos os membros da equipe de projeto e automatizar múltiplas tarefas de gestão críticas. Elas também devem oferecer funções de análise e alertas para identificar problemas antes que eles afetem as margens e a satisfação do cliente.


    Início, Planejamento, Execução e Controle, Encerramento do Projeto
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    Gerenciamento de Projetos e Portfólios é uma função crítica de gestão, que requer um esforço disciplinado para garantir o êxito. Para serem eficientes, os gerentes de projeto devem ser capazes de monitorar os projetos, portfólios e programas continuamente, a fim de assegurar que as principais ações sejam executadas e que decisões corretas sejam tomadas. Eles precisam de uma ferramenta que permita assegurar o alinhamento dos investimentos estratégicos com as prioridades corporativas, que as entregas serão feitas no prazo e dentro do orçamento, e que os materiais e serviços fornecidos atendam às necessidades e especificações.

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A Solução

  • O SoftExpert PPM Suite – Gerenciamento de Projetos e Portfólios é uma solução robusta e funcional que auxilia na priorização, planejamento, gerenciamento e execução de projetos, portfólios e programas. A Solução SoftExpert PPM é uma suite integrada que permite às organizações gerenciar facilmente os seus serviços, projetos, produtos e recursos.

    Priorize e avalie de forma eficaz seus diversos investimentos: O SoftExpert PPM Suite possibilita aos gestores ou executivos uma visão em tempo real dos investimentos, iniciativas e recursos de sua organização e capacita os tomadores de decisão a priorizar seu investimento de acordo com critérios críticos, como benefícios, tempo, custo e riscos a fim de garantir um melhor alinhamento com as estratégias de negócio e políticas de governança da organização.

    Desenvolva o processo de gerenciamento de projeto: Prepare com rapidez e facilidade programas de projetos completos, profissionais e detalhados, com descrições de tarefas, durações, alocações de recursos e dependências de tarefas diretamente no gráfico de Gantt. Administre um plano completo da capacidade da organização e o planejamento dos recursos, o inventário de competências, a carga horária total e a demanda por recursos. Identifique, controle e planeje a forma de mitigar os riscos.

    Execute e controle o trabalho definido no plano de gerenciamento de projetos para cumprir seus requisitos: Reduza o tempo de ciclo do projeto com o engine de workflow integrado que automatiza e controla o fluxo de todos os trabalhos do projeto, incluindo notificações de apontamentos e aprovações, as atribuições e a alocação de recursos, bem como encaminhamento e aprovação de documentos. Comunique de forma eficaz as informações sobre o projeto por meio de gráficos edashboard.

    Receba a aceitação formal do projeto, arquive todos os documentos relacionados e registre as lições aprendidas: Um workflow flexível inicia o encerramento do projeto para obter a aprovação de todas as partes interessadas e fornecedores contratados. Listas de verificação e scorecards ajudam a garantir que o projeto foi completado de acordo com o orçamento, cronograma e escopo especificados e que o resultado desejado foi obtido. Crie um relatório de encerramento e avalie os resultados finais do projeto.

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Retorno de Investimento em Gerenciamento de Projeto e Portfólio.

Normalmente quando profissionais discutem o ROI de um investimento, eles estão pensando principalmente nos benefícios "financeiros". Atualmente, as empresas devem também considerar os benefícios "não-financeiros" de um investimento.

Benefícios financeiros incluem o impacto no orçamento e finanças de uma empresa, por exemplo, redução de custos e aumento de receita.

Benefícios não financeiros são os chamados benefícios intangíveis ou não quantificáveis de um investimento. Diferentemente dos retornos financeiros, pode não haver um indicador ou critério comummente aceito pelas empresas para medir o seu retorno. Contudo, as soluções SoftExpert apresentam um potencial inegável para produzir impactos positivos no desempenho das organizações e para auxiliá-las a alcançar seus objetivos, com benefícios como, aumento da satisfação do cliente, informações mais precisas e ciclos mais curtos.

A solução SoftExpert Project and Portfolio Management (PPM) oferece os seguintes benefícios:

ROI Financeiro:

Economia Anual

  • Aumento de produtividade - processos de negócios otimizados; modelos de projeto; gerenciamento estruturado para o planejamento, execução e controle do projeto fará com que sua equipe alcancem melhores resultados em menos tempo.
  • Redução no custo operacional - seguindo os benefícios descritos anteriormente, pela automação de algumas aplicações, permitirá ao seu negócio a redução do esforço para implementação e controle de cada projeto, as quais fornecem espaço para redução de custo total de pessoal.
  • Redução do dispêndio de orçamento em projetos de baixo valor agregado - por meio da implantação do gerenciamento de portfólio SoftExpert, é possível aos gestores a avaliação de riscos versus benefícios, a avaliação financeira, avaliação da viabilidade técnica e comercial, selecionando os projetos mais lucrativos.
  • Redução da aplicação de recursos em projetos que não atendem às especificações dos clientes - Um projeto bem planejado e com os recursos corretos, com expectativas bem definidas e realistas, resultados claramente definidos, seus benefícios claramente associados, e um gerenciamento eficaz do escopo, tempo, custo e qualidade reduzirá indubitavelmente a probabilidade de não atender aos requisitos dos clientes.
  • Economia de esforço administrativo - considerando os vários relatórios, consultas e o painel de controle configurável, os gestores estarão economizando entre 8 e 12 horas por mês em acompanhamento de cada projeto.

Investimento

  • O investimento no SoftExpert PLM dependerá do tamanho da empresa na metodologia de implementação.

Retorno no Investimento (%)

  • ((((Economia Anual Total) x anos) - Investimento Inicial) / Investimento Inicial) x 100.

Tempo de Retorno - Payback (anos)

  • Investimento Inicial/ Economia Anual Total.

ROI não financeiro:

  • Melhor facilidade no atendimento dos objetivos estratégicos devido ao aumento da maturidade no gerenciamento de projetos e melhoria na cultura empresarial.
  • Aumento da satisfação dos clientes devido ao melhor gerenciamento dos requisitos e às ferramentas de controle de qualidade, alcançando metas acordadas e assegurando um resultado eficaz.
  • O aumento na satisfação dos clientes leva ao aumento da taxa de retenção de clientes, à melhora na reputação, na participação no mercado e receita.
  • Assegura conformidade regulatória. A SoftExpert permite a integração das capacidades do gerenciamento de conformidade com os processos de negócio.
  • Menos processos manuais e menos papeis para impressão, devido às consultas customizáveis e a um completo painel de controle (dashboard).
  • Redução do tempo para início do projeto, curva de aprendizado mais curta para os times do projeto e economia de tempo, uma vez que os processos, procedimentos e modelos sejam criados e reutilizados.
  • Assegura a cooperação e o trabalho em grupo eficaz. Os recursos serão melhor coordenados, fornecendo-lhes um método direto para resolver o que for necessário, de como fazê-lo e determinando quem faz o que e quando. O time do projeto se comportará com um maior senso de profissionalismo e auto-confiança, assegurando a retenção de pessoal.
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