• O Desafio

  Um dos problemas mais comuns enfrentados pelas organizações orientadas a projetos é ter um volume excessivo de projetos em relação à sua capacidade limitada.

  A identificação da quantidade total de projetos ativos e sua real situação dentro do portfólio da empresa é difícil ou trabalhosa. Na maioria das vezes, a alocação de recursos é realizada de forma ineficiente e imprecisa.

  A coleta e a alocação dos custos do projeto, em especial da mão-de-obra interna, algumas vezes nem são consideradas, devido às dificuldades da adoção por parte dos usuários. Para muitas organizações, a elaboração de relatórios de projetos, programas e portfólio, requer muito trabalho manual e está sujeita a atrasos e erros.

  A colaboração entre os membros da equipe de projeto muitas vezes não é planejada e, em geral, envolve a administração não estruturada de problemas, riscos, itens de plano de ação e processos de análise de documentos. As práticas de gestão de projetos, com freqüência, não são usadas de forma consistente em toda a organização e o acompanhamento de programas, não raro, envolve esforços manuais e com grande demanda de mão-de-obra.

  As organizações, muitas vezes, identificam diversas idéias para projetos, porém, falham na coleta centralizada das informações do projeto e na realização dos business case necessários para cada projeto. Em algumas organizações, os projetos são selecionados sem a definição clara do processo de análise ou dos critérios de seleção.

  As organizações também estão em busca de soluções para otimizar seus processos de gestão do portfólio de projetos, mas a falta de integração das informações dos projetos pode invalidar a capacidade de analisar, de forma apropriada, o portfólio completo de projetos. Isso também é um problema para os departamentos de TI, que tantas vezes assumem o demorado esforço de reunir e lançar dados para a elaboração de relatórios.

  A administração dos desafios, descritos acima, requer capacidades de gestão de projetos que necessitam de um suporte maior do que uma caneta e papel ou do que as ferramentas de software de primeira geração podem oferecer. As soluções inovadoras de gestão de projetos devem ter a capacidade de abranger todos os membros da equipe de projeto e automatizar múltiplas tarefas de gestão críticas. Elas também devem oferecer funções de análise e alertas para identificar problemas antes que eles afetem as margens e a satisfação do cliente.

  
  

  
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  O Gerenciamento de Projetos e Portfólios é uma função crítica de gestão, que requer um esforço disciplinado para garantir o êxito. Para serem eficientes, os gerentes de projeto devem ser capazes de monitorar os projetos, portfólios e programas continuamente, a fim de assegurar que as principais ações sejam executadas e que decisões corretas sejam tomadas. Eles precisam de uma ferramenta que permita assegurar o alinhamento dos investimentos estratégicos com as prioridades corporativas, que as entregas serão feitas no prazo e dentro do orçamento, e que os materiais e serviços fornecidos atendam às necessidades e especificações.

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• A Solução

  O SoftExpert PPM Suite – Gerenciamento de Projetos e Portfólios é uma solução robusta e funcional que auxilia na priorização, planejamento, gerenciamento e execução de projetos, portfólios e programas. A Solução SoftExpert PPM é uma suite integrada que permite às organizações gerenciar facilmente os seus serviços, projetos, produtos e recursos.

  Priorize e avalie de forma eficaz seus diversos investimentos: O SoftExpert PPM Suite possibilita aos gestores ou executivos uma visão em tempo real dos investimentos, iniciativas e recursos de sua organização e capacita os tomadores de decisão a priorizar seu investimento de acordo com critérios críticos, como benefícios, tempo, custo e riscos a fim de garantir um melhor alinhamento com as estratégias de negócio e políticas de governança da organização.

  Desenvolva o processo de gerenciamento de projeto: Prepare com rapidez e facilidade programas de projetos completos, profissionais e detalhados, com descrições de tarefas, durações, alocações de recursos e dependências de tarefas diretamente no gráfico de Gantt. Administre um plano completo da capacidade da organização e o planejamento dos recursos, o inventário de competências, a carga horária total e a demanda por recursos. Identifique, controle e planeje a forma de mitigar os riscos.

  Execute e controle o trabalho definido no plano de gerenciamento de projetos para cumprir seus requisitos: Reduza o tempo de ciclo do projeto com o engine de workflow integrado que automatiza e controla o fluxo de todos os trabalhos do projeto, incluindo notificações de apontamentos e aprovações, as atribuições e a alocação de recursos, bem como encaminhamento e aprovação de documentos. Comunique de forma eficaz as informações sobre o projeto por meio de gráficos e dashboard.

  Receba a aceitação formal do projeto, arquive todos os documentos relacionados e registre as lições aprendidas: Um workflow flexível inicia o encerramento do projeto para obter a aprovação de todas as partes interessadas e fornecedores contratados. Listas de verificação e scorecards ajudam a garantir que o projeto foi completado de acordo com o orçamento, cronograma e escopo especificados e que o resultado desejado foi obtido. Crie um relatório de encerramento e avalie os resultados finais do projeto.

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Economia Anual

• Aumento de produtividade - processos de negócios otimizados; modelos de projeto; gerenciamento estruturado para o planejamento, execução e controle do projeto fará com que sua equipe alcancem melhores resultados em menos tempo.
• Redução no custo operacional - seguindo os benefícios descritos anteriormente, pela automação de algumas aplicações, permitirá ao seu negócio a redução do esforço para implementação e controle de cada projeto, as quais fornecem espaço para redução de custo total de pessoal.
• Redução do dispêndio de orçamento em projetos de baixo valor agregado - por meio da implantação do gerenciamento de portfólio SoftExpert, é possível aos gestores a avaliação de riscos versus benefícios, a avaliação financeira, avaliação da viabilidade técnica e comercial, selecionando os projetos mais lucrativos.
• Redução da aplicação de recursos em projetos que não atendem às especificações dos clientes - Um projeto bem planejado e com os recursos corretos, com expectativas bem definidas e realistas, resultados claramente definidos, seus benefícios claramente associados, e um gerenciamento eficaz do escopo, tempo, custo e qualidade reduzirá indubitavelmente a probabilidade de não atender aos requisitos dos clientes.
• Economia de esforço administrativo - considerando os vários relatórios, consultas e o painel de controle configurável, os gestores estarão economizando entre 8 e 12 horas por mês em acompanhamento de cada projeto.

Investimento

• O investimento no SoftExpert PLM dependerá do tamanho da empresa na metodologia de implementação.

Retorno no Investimento (%)

• ((((Economia Anual Total) x anos) - Investimento Inicial) / Investimento Inicial) x 100.

Tempo de Retorno - Payback (anos)

• Investimento Inicial/ Economia Anual Total.

• Melhor facilidade no atendimento dos objetivos estratégicos devido ao aumento da maturidade no gerenciamento de projetos e melhoria na cultura empresarial.
• Aumento da satisfação dos clientes devido ao melhor gerenciamento dos requisitos e às ferramentas de controle de qualidade, alcançando metas acordadas e assegurando um resultado eficaz.
• O aumento na satisfação dos clientes leva ao aumento da taxa de retenção de clientes, à melhora na reputação, na participação no mercado e receita.
• Assegura conformidade regulatória. A SoftExpert permite a integração das capacidades do gerenciamento de conformidade com os processos de negócio.
• Menos processos manuais e menos papeis para impressão, devido às consultas customizáveis e a um completo painel de controle (dashboard).
• Redução do tempo para início do projeto, curva de aprendizado mais curta para os times do projeto e economia de tempo, uma vez que os processos, procedimentos e modelos sejam criados e reutilizados.
• Assegura a cooperação e o trabalho em grupo eficaz. Os recursos serão melhor coordenados, fornecendo-lhes um método direto para resolver o que for necessário, de como fazê-lo e determinando quem faz o que e quando. O time do projeto se comportará com um maior senso de profissionalismo e auto-confiança, assegurando a retenção de pessoal.