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Gestão de Projetos e Portfólios [PPM]

Visão Geral

SoftExpert PPM é a solução mais completa para priorizar, planejar, administrar e executar projetos, portfólios e iniciativas de negócio. O software atende qualquer aplicação de negócio orientada a projetos na organização, como as iniciativas e investimentos estratégicos, desenvolvimento de produtos, programas de desenvolvimento de produtos, inovação e Six Sigma, prestação de serviços, manutenção de ativos, planejamento da capacidade de recursos, desenvolvimento e implementação de software, construção, etc.

O software ajuda as organizações a executarem seus projetos no prazo e dentro do orçamento, permitindo aos gerentes de projeto e integrantes da equipe otimizarem a duração, utilização dos recursos, entrega de milestones, custos e receitas, etc.

A solução modular e escalonável inclui planejamento do projeto, programação de recursos, gestão financeira (custos e receitas dos projetos), gestão de documentos, gestão da qualidade, gestão de riscos, gestão de portfólio, gestão de processos, gestão de serviços e demanda, entre outras.

Gestão de Projetos e Portfólios - PPM Gestão de Projetos e Portfólios - PPM

SoftExpert PPM fornece um conjunto abrangente de recursos colaborativos orientando os gestores e integrantes das equipes de trabalho através do ciclo de vida dos projetos, começando pela identificação das demandas de negócio e indo até a entrega da solução.

Priorize os investimentos de forma eficaz

SoftExpert PPM fornece aos gestores uma visão em tempo real dos investimentos, iniciativas e recursos da organização, ajudando-os a priorizar seus investimentos tendo como base critérios estratégicos como os benefícios, prazos, custos e riscos, garantindo o alinhamento com as estratégias de negócio da organização e com as políticas de governança.

O software facilita a avaliação e comparação de projetos através de métodos objetivos, recebendo ideias, solicitações ou iniciativas de toda a organização através de formulários eletrônicos e encaminhando-as para aprovação via workflows automatizados. Todo este processo é configurável de acordo com as regras e procedimentos específicos de cada empresa, incluindo dashboards e relatórios, proporcionando uma maneira mais rápida e eficiente de definir o melhor mix de portfólio.

Planeje seus projetos e entregáveis de forma precisa

Planeje o cronograma detalhado dos projetos de forma rápida e fácil contando com descrições das atividades, duração, alocação de recursos e dependência entre atividades. Mantenha um modelo completo da capacidade da organização e planejamento de recursos, inventário de habilidades, carga de trabalho total e demanda de recursos, e planeje como mitigar os riscos.

Gráficos de Gantt interativos permitem que os gerentes e demais envolvidos no projeto possam se comunicar de forma mais clara e completa através de uma representação gráfica do cronograma do projeto, enquanto que o calendário e a rede de atividades fornece uma visão intuitiva de suas responsabilidades, dentre as outras informações necessárias para realizar seu trabalho.

Com análises gráficas da utilização dos recursos, SoftExpert PPM fornece a agenda de recursos e sua alocação em vários projetos e destaca os conflitos de utilização aos gestores, reduzindo os atrasos inesperados ou limitações não previstas. Demandas não relacionadas a projetos também podem ser planejadas, revelando a verdadeira disponibilidade de recursos para os projetos de trabalho.

Execute o planejamento de forma eficiente

SoftExpert PPM melhora de forma eficiente a colaboração e a coordenação das equipes, garantindo que os cronogramas dos projetos mantenham-se em dia e que os atrasos sejam minimizados. O software facilita a comunicação e a distribuição da informação através da modelagem gráfica de workflows, formulários interativos configuráveis e ricos dashboards visuais, garantindo qualidade, padronização e controle aos entregáveis das atividades.

A solução reduz o ciclo do projeto com um serviço de notificação por email proativo integrado com o cerne da automação do projeto, que coordena todo o fluxo de trabalho, incluindo atualização de status, notificações de apontamento de horas, aprovação de milestones, alocação de recursos, resolução de problemas, mudanças de escopo, e muitas outras rotinas.

SoftExpert PPM também fornece às equipes de projetos e terceiros um ambiente corporativo, colaborativo e totalmente web para criar, capturar, armazenar, organizar, proteger e administrar uma ampla variedade de formato de documentos, incluindo MS-Office, CAD, PDF, etc. Através de um sistema de controle de workflow nativo, os documentos são enviados para revisão e aprovação, com recursos de visualização, anotação e trilha de auditoria. Usuários podem facilmente encontrar e recuperar a última versão do documento utilizando a pesquisa full-text, dados do documento, classificação, etc.

A melhor opção, independente de tamanho ou local

SoftExpert PPM permite o acesso à informação e documentação dos projetos em qualquer momento e em qualquer lugar através de uma interface flexível e 100% web. Os usuários usufruem de interfaces alternativas, incluindo painéis interativos (dashboards), formulários personalizados e automação de workflows.

SoftExpert PPM pode ser usado facilmente por alguns usuários em projetos pequenos ou por milhares, alocados em milhares de atividades em centenas de projetos. A solução é construída sobre uma robusta arquitetura Java e é projetada para oferecer alto desempenho com forte esquema de segurança, integração flexível e análises em tempo real.

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Gestão da demanda
Gestão de projetos - Gantt
Gestão de projetos - Recursos
Calendário de recursos
Apontamento de horas

O Desafio

Um dos problemas mais comuns enfrentados pelas organizações orientadas a projetos é ter um volume excessivo de projetos em relação à sua capacidade limitada.

A identificação da quantidade total de projetos ativos e sua real situação dentro do portfólio da empresa é difícil ou trabalhosa. Na maioria das vezes, a alocação de recursos é realizada de forma ineficiente e imprecisa.

A coleta e a alocação dos custos do projeto, em especial da mão-de-obra interna, algumas vezes nem são consideradas, devido às dificuldades da adoção por parte dos usuários. Para muitas organizações, a elaboração de relatórios de projetos, programas e portfólio, requer muito trabalho manual e está sujeita a atrasos e erros.

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ROI

Retorno de Investimento em Gerenciamento de Projeto e Portfólio.

Normalmente quando profissionais discutem o ROI de um investimento, eles estão pensando principalmente nos benefícios "financeiros". Atualmente, as empresas devem também considerar os benefícios "não-financeiros" de um investimento.

Benefícios financeiros incluem o impacto no orçamento e finanças de uma empresa, por exemplo, redução de custos e aumento de receita.

Benefícios não financeiros são os chamados benefícios intangíveis ou não quantificáveis de um investimento. Diferentemente dos retornos financeiros, pode não haver um indicador ou critério comummente aceito pelas empresas para medir o seu retorno. Contudo, as soluções SoftExpert apresentam um potencial inegável para produzir impactos positivos no desempenho das organizações e para auxiliá-las a alcançar seus objetivos, com benefícios como, aumento da satisfação do cliente, informações mais precisas e ciclos mais curtos.

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