Gestão de Não Conformidades, Ações Corretivas e Preventivas

O processo de gestão de não conformidades, ações corretivas e preventivas (em inglês corrective action and preventive action – CAPA) é uma das etapas mais críticas do sistema de gestão de uma organização, pois deve ser encarado como uma oportunidade de melhorar continuamente o desempenho organizacional, bem como de estabelecer um relacionamento mais próximo e lucrativo com as partes interessadas, já que quando tratadas corretamente, estas ocorrências podem ser revertidas em aumento da satisfação e em novas oportunidades de negócios.

Neste contexto, SE Action é um software que realiza o gerenciamento de todas as etapas do processo de tratamento de não conformidades e CAPA’s, desde o registro até a verificação da eficácia, uma vez que incorpora ferramentas de organização, classificação e pesquisa. Características que dão ao produto simplicidade, agilidade, confiabilidade e eficiência.

SE Action disponibiliza diversas funcionalidades, entre as quais:

• Cadastro de itens, defeitos e causas; grupos de controle, interesse e roteiro de responsáveis.

• Configuração de diferentes tipos de métodos, fluxos de processo e classificações.

• Registro de ocorrências com associação de criticidade, itens, atributos, imagens, outras ocorrências, documentos de qualquer tipo (textos, planilhas, apresentações e gráficos) e processos.

• Registro de não conformidades, CAPA’s etc.

• Diversos tipos de consultas e relatórios de ocorrências, ações, pendências e cronogramas.
• Gráficos de Pareto, barra, linha, pizza etc.
• Relatórios e gráficos personalizados, através de interface com o SE BI.

Dentre os principais benefícios obtidos com a utilização do SE Action podem-se destacar:

• Redução de custos com instalação, integração, treinamento e manutenção.
• Redução da necessidade de impressão e de circulação de documentos.
• Monitoramento dos custos da não-qualidade.
• Consultas e emissões de relatórios gerenciais.
• Acesso rápido, fácil e seguro às ocorrências e as informações.
• Prevenção de novas não conformidades.
• Segurança no acesso às informações.
• Aumento de produtividade e eficiência de processos, produtos e serviços.
• Otimização do desempenho do negócio.
• Organização e integração das informações.
• Maior agilidade no cadastramento, tratamento e gerenciamento de não conformidades, CAPA’s etc.
• Agilidade no acompanhamento e na melhoria dos processos organizacionais relacionados.
• Otimização da velocidade, da qualidade e da relevância das decisões tomadas.
• Aumento da quantidade de oportunidades de melhoria identificadas.
• Agilidade na circulação das informações para todas as pessoas envolvidas.

Controle dos prazos e dos resultados de não conformidades e CAPA’s.

O SE Action oferece à organização total flexibilidade para:

Parametrização do Sistema

• Cadastro de itens, defeitos e causas.
• Cadastro de grupos de controle, interesse e roteiro de responsáveis.
• Configuração de diferentes tipos de métodos, fluxos de processo e classificações.

Registro de Ocorrências

• Registro de ocorrências utilizando metodologias mundialmente conhecidas como PDCA, 8 Disciplinas e MASP, nos quais é possível realizar a associação de criticidade, itens, atributos, imagens, outras ocorrências, documentos e processos, assim como enviá-los para aprovação de um usuário, função ou área responsável.

Ações de Disposição

• Planejamento (5W2H) e aprovação do plano de ação.
• Execução das ações de correção (disposição/ contenção/ imediatas) implementadas para mitigar os impactos de uma não conformidade.
• Verificação das ações executadas.

Análise de Causa

• Realização de análise de causa, utilizando ferramentas como os Diagramas de Ishikawa, 6M, 5 Porquês e 5 Passos.

CAPA

• Planejamento de ações (5W2H) que evitem a reincidência ou previnam a ocorrência de uma não conformidade, incluindo-se a associação das ações as suas causas e a aprovação do plano.
• Execução de CAPA’s implementadas para evitar a repetição da não conformidade.
• Verificação das CAPA’s executadas.

Encerramento

• Análise crítica da eficácia das ações executadas, que incluem verificação, padronização e comunicação, a fim de averiguar se as ações foram apropriadas à magnitude das não conformidades reais ou potenciais detectas e aos seus impactos, evitando sua repetição e/ ou ocorrência.

Acompanhamento

• Acompanhamento e realização de alterações em todas as etapas do processo.
• Cancelamento e eliminação de ocorrências.

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