PMBOK

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Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos
  • O SoftExpert permite o acesso online de qualquer lugar onde prestamos serviços garantindo rapidez nas respostas, por meio de informações fidedignas e atualizadas, o que facilita a tomada de decisão e a satisfação dos clientes.
    José Andrade – Gerente da Opetrec    		      
    Opetrec
  • O SoftExpert foi implantado rapidamente e o tempo de aderência dos usuários a solução aconteceu de forma bem natural, considerando que para o segmento farmacêutico é uma exigência legal trabalhar com registros confiáveis e seguros, que garantam a qualidade dos produtos e não representem riscos a população.
    Randel Moreira – Gerente de TI    		      
    Laboratório Globo
  • O SE Document atende totalmente aos requisitos de controle de documentos, facilitando a localização, revisão e gerenciamento dos documentos.
    Janaina Salatti – Coordenadora da Qualidade    		      
    Group Roullier
  • A solução SoftExpert além de agilizar na distribuição das informações do sistema de qualidade, nos propiciou contribuir também com o meio ambiente, pois não precisamos mais manter pilhas de papéis originais e obsoletos para auditorias.
    Ângela Fischer    		      
    CTA-Continental
  • O SE Action automatizou o gerenciamento das ações de melhoria contínua por meio do workflow, auxiliando na constatação da causa raiz, auxiliando no processo de elaboração de ações de correção.
    Gustavo Martins – Departamento de Qualidade    		      
    Coca-Cola
  • O software permite que o gerenciamento de documentos seja mais eficiente, como por exemplo, na rastreabilidade de documentos, e na conformidade com os requisitos em auditorias do sistema de gestão.
    Helton Calaça – Analista da Qualidade    		      
    Mitsubishi Motors
  • Com SoftExpert, gerenciamos de forma integrada o arquivo físico central, os documentos eletrônicos departamentais, as plantas de engenharia, os grandes volumes de imagens digitalizadas, e a tramitação dos processos eletrônicos.
    Júlio Fratus – Centro de Documentação    		      
    Celg
  • O SoftExpert proporciona o controle dos documentos que se referem as normas ISO, como outros tipos de documentos cuja distribuição, aprovação, revisão, cópias impressas e o acesso rápido são necessários. Atualmente com mais de 1.100 usuários e 3.500 documentos, não poderíamos mais manter o gerenciamento destas informações.
    Carla Regina Schmitt    		      
    Universal Leaf Tabacos
  • O SoftExpert nos fez reduzir significativamente os custos através do controle eficaz dos processos de fabricação. Além disso, é importante destacar que as soluções SoftExpert atendem plenamente os requisitos exigidos pelas normas ISO 9001 e ISO/TS 16949.
    André Bernardes de Souza – Gerente de TI    		      
    Inergy
  • A solução SoftExpert além de agilizar na distribuição das informações do sistema de qualidade, nos propiciou contribuir também com o meio ambiente, pois não precisamos mais manter pilhas de papéis originais e obsoletos para auditorias.
    Solange Amaral – Analista de Recursos Humanos    		      
    Carrier
  • Com a solução SoftExpert, nossa fábrica reduziu consideravelmente os arquivos físicos e as horas de digitação, ganhando em produtividade e redução de custos, além de um gerenciamento eficiente do planejamento e da eficácia dos treinamentos de nossos colaboradores e dos nossos processos internos.
    Roberto Faria – Gerente de Fabricação Mecânica    		      
    Emgepron
  • Com o SoftExpert ganhamos facilidade e agilidade para as atividades, e o sistema foi considerado altamente qualificado para a renovação das certificações ISO/TS 16949 e ISO 14001.
    Cristina Pereira – Technology Manager    		      
    Coindu
  • Optamos pela SoftExpert pois a empresa elimina as limitações tecnológicas de outros fornecedores que avaliamos. A melhoria contínua de seus produtos teve um grande peso nessa decisão. Nos sentimos satisfeitos com o desempenho das soluções SoftExpert.
    Hiléia Moraes – Centro de Documentação Técnica    		      
    Gillette

  • O guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos – PMBOK (Project Management Body of Knowledge), produzido pelo Project Management Institute (PMI), é a soma do conhecimento dentro da profissão de gerenciamento de projeto. O PMBOK completo inclui práticas comprovadas tradicionais que são amplamente aplicadas, bem como, práticas inovadoras que estão surgindo na profissão, e as que têm um consenso generalizado sobre o seu valor e utilidade.

    Também se destina a fornecer um vocabulário comum entre a profissão e a prática para falar e escrever sobre gerenciamento de projeto. Ele também é usado pelo PMI como referência básica para o seu programa de desenvolvimento profissional, incluindo de certificação “Profissional em Gerenciamento de Projeto” (Project Management Professional -PMP).

    O guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos – PMBOK (Project Management Body of Knowledge), produzido pelo Project Management Institute (PMI), é a soma do conhecimento dentro da profissão de gerenciamento de projeto. O PMBOK completo inclui práticas comprovadas tradicionais que são amplamente aplicadas, bem como, práticas inovadoras que estão surgindo na profissão, e as que têm um consenso generalizado sobre o seu valor e utilidade.

    Também se destina a fornecer um vocabulário comum entre a profissão e a prática para falar e escrever sobre gerenciamento de projeto. Ele também é usado pelo PMI como referência básica para o seu programa de desenvolvimento profissional, incluindo de certificação "Profissional em Gerenciamento de Projeto" (Project Management Professional -PMP).

    O framework PMBOK é composto por cinco grupos de processo, nove áreas do conhecimento, e 44 processos de gerenciamento de projetos (PM). As áreas do conhecimento agrupam o conteúdo dos processos de gerenciamento de projetos.

    Os grupos de processo (Iniciação, Planejamento, Execução, Controle, e Encerramento) organizam os processos de gerenciamento de projetos mais detalhadamente ao longo do tempo. Portanto, os grupos de processo são estados em que um projeto pode estar desde o início até a conclusão.

    O Guia PMBOK organiza os 44 processos de gerenciamento de projetos (PM) em nove áreas do conhecimento ilustrados na figura 1.

     

    Processos de Gerenciamento de Projetos, PMBOK
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    Figura 1 - Áreas do conhecimento do PMBOK e seus respectivos Processos de Gerenciamento de Projetos

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    • Benefícios

    Organizações que implementarem a metodologia PMBOK pode esperar os seguintes benefícios:

  • Maior produtividade devido à utilização de uma metodologia padrão.
  • Aumento da rentabilidade do projeto devido à melhora nos processos de planejamento e controle dos recursos do projeto.
  • Redução de recursos aplicados a projetos sem valor agregado.
  • Padronização das práticas em todos os departamentos.
  • Sistema padronizado entre as empresas e segmentos industriais.
  • Sua metodologia orientada a processo define o conhecimento necessário para gerenciar o ciclo de vida de qualquer projeto, programa e portfólio.

    •  

    O Desafio

  • Os seguintes desafios podem afetar a empresa nos seus esforços de implantação:

    • Muitos projetos para os limitados recursos da empresa.
    • Dificuldade para determinar o impacto específico do programa de implantação de gerenciamento de projeto, em comparação com outras iniciativas de melhoria de grande porte.
    • Lacunas de competências em Gerenciamento de Projeto em toda a empresa.
    • Envolver toda a organização na execução do programa.
    • Obter patrocínio e compromisso da alta direção.
    • Manter o processo de desenvolvimento curto.
    • Considerar apenas os benefícios financeiros e não levar em conta os benefícios não-financeiros como o retorno sobre o investimento.

    Os seguintes desafios podem afetar a empresa nos seus esforços de implantação:

    • Muitos projetos para os limitados recursos da empresa.
    • Dificuldade para determinar o impacto específico do programa de implantação de gerenciamento de projeto, em comparação com outras iniciativas de melhoria de grande porte.
    • Lacunas de competências em Gerenciamento de Projeto em toda a empresa.
    • Envolver toda a organização na execução do programa.
    • Obter patrocínio e compromisso da alta direção.
    • Manter o processo de desenvolvimento curto.
    • Considerar apenas os benefícios financeiros e não levar em conta os benefícios não-financeiros como o retorno sobre o investimento.

    As soluções SoftExpert's Enterprise Excellence and PMBOK Compliance fornecem não somente para gerentes de projetos mas também para gerentes de negócio a visibilidade e controle necessários para gerenciar projetos, programas e portfólios de modo altamente eficaz.

    Para cada área do conhecimento e processos de gerenciamento de projeto do PMBOK a Softexpert fornece uma aplicação completa e integrada para gerenciar com eficácia e eficiência todo o ciclo de vida do gerenciamento do projeto.

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  Iniciação Planejamento Execução Controle Encerramento
  Gerenciamento de integração do projeto Desenvolver o termo de abertura do projeto.
Desenvolver a declaração do escopo preliminar do projeto. 		Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto. Orientar e gerenciar a execução do projeto. Monitorar e controlar o trabalho do projeto.
Manter controle integrado de mudanças.		 Encerrar o projeto.
Funcionalidade para Solicitação de Iniciativas (investimentos, proposta de projeto. Serviços).
Funcionalidade para gerenciamento de documentos e formulários para capturar o termo de abertura e declaração de escopo como documentos.
Permite a configuração de atributos, atividades, recursos etc. 		O Engine de workflow automatiza a comunicação e a colaboração entre o time do projeto.
Os documentos associados ao plano de gerenciamento do projeto podem ser armazenados no repositório de documentos corporativo com controle de revisão.		 Utilize o workflow para iniciar, comunicar, acelerar e controlar a implementação dos trabalhos.
Alertas notificam o time do projeto e outros interessados de eventos importantes.
Calendários pessoais para visualizar as atividades programadas.
Permite informar hora e esforço para indicar o progresso e despesas faturadas para informar os custos acumulados. 		Aplicativos analíticos textuais e gráficos para monitorar projetos, programas e portfólios.
Fornece gráfico de Gantt para visualizar o cronograma.
Fornece tanto indicadores padrão planejado versus atual, quanto indicadores de valor agregado.
Riscos, questões, alterações, ou qualquer exceção podem ser caracterizados, e recursos designados e monitorados. 		Utilize o workflow para iniciar o encerramento de um projeto e obter a aprovação de todas as partes interessadas.
Todo o conteúdo do projeto pode ser arquivado ou utilizado como modelo para futuros projetos, de lições aprendidas e auditorias.
Gerenciamento de escopo do projeto   Planejamento do escopo.
Definição do escopo.
Criar EAP.		   Verificação do escopo.
Controle do escopo.		  
  Capture as necessidades das partes interessadas, descreva, qualifique, quantifique, estime e acompanhe tudo desde a declaração do escopo ao critério de aceite do projeto.
Crie, ajuste, modifique, altere, exclua e inclua elementos na EAP (WBS).		   Aplicativos workflow, scorecard e lista de verificação (checklist) para monitorar e controlar o aceite do que foi entregue.
Revise histórico de versões de documento por meio da funcionalidade de controle de versão.		  
Gerenciamento de tempo do projeto   Definição da atividade. Sequenciamento de atividades. Estimativa de recursos da atividade. Estimativa de duração da atividade. Desenvolvimento do cronograma.   Controle do cronograma.  
  O Gráfico de Gantt permite descrever, programar, estimar, estabelecer dependências, alocar recursos e capturar as restrições de atividades.
Os recursos podem ser definidos conforme suas habilidades e competências.		   O Timesheet permite aos recursos informarem suas horas e esforços para controle do progresso.
O Gráfico de Gantt possibilita visualizar o cronograma de tarefas e os marcos (milestones), podendo ser exportado ou importado para arquivos no formato Microsoft Project.		  
Gerenciamento de custos do projeto   Estimativa de custos. Orçamento.   Controle de custos.  
  Aplicativos financeiros para capturar estimativa de custos, orçamento, centro de custos e códigos de despesas.
Informe de custo por hora (normais e extras) para cada recurso (pessoa, máquina e material).
Importe do ERP as estimativas de custo.		   Tabelas e gráficos podem ser utilizados para indicar as variações de custo e orçamento, determinar os fatores que influenciaram no custo do projeto, e, em seguida, gerenciar a mudança de forma apropriada.
Importe do ERP os custos reais.		  
Gerenciamento da qualidade do projeto   Planejar a qualidade. Realizar a garantia da qualidade. Realizar o controle da qualidade.  
  Defina políticas e padrões por meio de documentos modelo para dar suporte ao planejamento da qualidade.
Assegure resultados da qualidade criando workflows para revisão da qualidade e due diligence.
Utilize scorecards para classificação da qualidade. 		Utilize workflow para revisão nos pontos de controle.
Utilize scorecards para pontuar questões sobre  a execução de um processo, políticas e padrões.
Permite controlar a revisão de documentos para atender a exigências regulatórias. 		Meça o resultado dos processos e produtos com análises estatísticas, volume de alterações e múltiplos indicadores de saúde do projeto (custo, prazo, alocação de recurso) com controles de limites superior e inferior representados por cor e imagens.  
Gerenciamento de recursos do projeto   Planejar os recursos humanos. Contratar ou mobilizar a equipe do projeto. Desenvolver a equipe do projeto. Gerenciar a equipe do projeto.  
  Crie facilmente os papéis, habilidades, competências do projeto e seus relacionamentos.
Procure por pessoas para designá-las a um projeto considerando disponibilidade, compatibilidade com as habilidades e competências necessárias, histórico educacional, localização geográfica, experiência profissional etc. 		Os gerentes de projeto podem solicitar recursos criando um workflow de solicitação para o(s) gerente(s) do recurso, quando necessário.
Desenvolva e avalie ou classifique as habilidades e competências de um recurso, bem como o seu desempenho geral para identificar a necessidade de novas habilidades.		 Permite a comunicação e colaboração por meio de fóruns e workflows, pelos quais, o time do projeto pode discutir questões, andamento do projeto e atividades, e lidar com elas como um time.
Um gerente de projeto pode visualizar os papéis da EAP (WBS), exigências de habilidades e competências das atividades, tarefas dos recursos, e os arquivos dos registros dos recursos para avaliação do seu desempenho no projeto.  		 
Gerenciamento das comunicações do projeto   Planejamento das comunicações. Distribuição das informações. Relatório de desempenho. Gerenciamento das partes interessadas.  
  Use workflows para controlar e compartilhar informações entre as partes interessadas.
Configure funcionalidades de alerta para automaticamente notificar, avisar e informar as partes interessadas.
O calendário pessoal informa os recursos sobre suas atividades e responsabilidades.
Acesse relatórios tanto pré-configurados como personalizados.		 Workflow, notificação via e-mail, calendários, alertas, relatórios, gráficos e documentos.
Todos contribuem para a distribuição de informações do projeto.		 Uma variedade de tabelas, gráficos e outras ferramentas visuais permitem verificar o desempenho do projeto.
Compare a saúde de um projeto com outros projetos em um potfolio.		  
Gerenciamento de riscos do projeto   Planejamento do gerenciamento de riscos. Identificação de riscos. Análise qualitativa de riscos. Análise quantitativa de riscos. Planejamento de respostas a riscos.   Monitoramento e controle de riscos.  
  Os riscos podem ser identificados, respostas planejadas e programadas em cada atividade do projeto.
Configure a análise qualitativa de risco em scorecards e a análise quantitativa de risco em uma matriz de probabilidade e impacto.		   Monitore os riscos por meio de indicadores de desempenho, workflows e ferramentas de comunicação.
As questões são particularizadas, acompanhadas e monitoradas por todo seu ciclo de vida por meio de workflow e outras ferramentas altamente flexíveis.		  
Gerenciamento de aquisições do projeto   Planejar compras e aquisições. Planejar contratações. Solicitar respostas de fornecedores. Selecionar fornecedores. Administração de contrato. Encerramento do contrato.
  Capture e identifique contratos, ordens de compra, solicitações de cotação e outros documentos de compra, associando-os a qualquer atividade de um projeto.
Crie um processo de compra por meio da ferramenta de gerenciamento de processos.
Importe do ERP os custos de aquisições.		 O workflow pode solicitar aos fornecedores respostas às solicitações e outras tarefas relacionadas a aquisições. Informações dos contratos podem ser rastreadas a partir do repositório de documentos corporativo.
Os recursos podem informar tempo e esforço contra atividades de aquisições, que podem ser faturadas para um centro de custos.
Importe do ERP os custos reais de aquisições.		 O workflow pode ser utilizado para encerrar contratos com os fornecedores.
Todos os documentos, tais como, contratos, ordens de compra, etc. podem ser arquivados para referência futura e auditorias.

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