O processo de auditoria de uma organização funciona como uma das principais etapas do ciclo de melhoria contínua dos processos organizacionais (PDCA), já que tem como principais objetivos verificar:
- A conformidade do sistema de gestão adotado pela organização com as disposições planejadas.
- O atendimento aos requisitos normativos aplicáveis a organização e os referentes ao sistema de gestão por ela estabelecido.
- Se o sistema de gestão em questão está mantido e implementado eficazmente.
Neste sentido o SE Audit é um software que realiza o gerenciamento de todas as etapas do processo de auditoria, desde o planejamento e aprovação, até o monitoramento, seja ela interna (primeira parte), de fornecedores e clientes (segunda parte), e/ ou de organismos certificadores (terceira parte).
O SE Audit é um sistema 100% WEB, multi usuário e multi departamental, que incorpora ferramentas de: organização, classificação e pesquisa. Características que dão ao produto simplicidade, agilidade, confiabilidade e eficiência.
O software disponibiliza diversas funcionalidades, entre as quais:
- Cadastro de requisitos de auditorias com dicas que podem ser impressas e utilizadas pelos auditores durante o processo de auditoria.
- Cadastro de critérios de auditoria.
- Cadastro de fornecedores e pessoas auditáveis em auditorias de segunda parte.
- Cadastro de clientes e organismos certificadores que realizarão auditorias de segunda e terceira partes.
- Registro de processos, áreas/ departamentos e pessoas que serão auditadas, através de interface com o SE Process.
- Registro de evidências identificadas durante a realização da auditoria.
- Anexo de qualquer tipo de documento (textos, planilhas, apresentações, gráficos e imagens).
- Registro de ocorrências como: boas práticas, oportunidades de melhoria, observações e não conformidades evidenciadas durante a realização da auditoria.
- Diversos tipos de consultas e relatórios das auditorias, ocorrências e agendas.
- Gráficos de Pareto, barra, linha, pizza, etc.
- Ferramenta específica para geração de relatórios e gráficos personalizados pela organização, através de interface com o SE BI.
O software proporciona o trabalho em equipe, através de um prático mecanismo de controle de pendências, denominado Team Workflow, que notifica via e-mail, no momento certo, aos responsáveis por atividades pendentes, exibe estas pendências e autoriza o registro das assinaturas eletrônicas e demais informações aplicáveis a cada etapa do processo. Este mecanismo assegura a agilidade e o compromisso com o cumprimento dos prazos em todas as etapas do processo de auditoria.
SE Audit assegura os controles necessários ao atendimento dos requisitos estabelecidos em normas internacionais de responsabilidade social, qualidade, meio ambiente e saúde e segurança atualmente existentes, entre as quais podemos citar: SA 8000, ISO 9001, QS 9000, TL 9000, ISO 14001, ISO/DIS 17025, ABNT 16001, OHSAS 18001, ISO 19011, EAQF, IOSA, VDA 6.1 e AVSQ.
O SE Audit dá há organização total flexibilidade para estabelecer:
- Requisitos normativos que serão auditados.
- Critérios para qualquer tipo de auditoria adotada pela organização.
- Equipes de auditores internos e externos que ficarão responsáveis pela condução do processo de auditoria.
- Cursos e competências (CHA - Conhecimentos, Habilidades e Atitudes) necessárias para que cada auditor, seja ele interno ou externo, possa assumir uma responsabilidade na realização da auditoria, assim como anexar registros que comprovem sua qualificação.
- Etapas as quais cada classificação de auditoria será submetida.
Planejamento de Auditoria
Durante esta etapa a organização definirá as informações referentes a:
- Descrição, objetivo, escopo e critério da auditoria.
- Período de realização de cada uma das etapas previamente definidas para a auditoria em questão.
- Processos, áreas/ departamentos e pessoas que serão auditadas.
- Equipe auditora.
- Documentos pertinentes ao processo de auditora, oriundos do SE Document ou não.
Preparação de Auditoria
Nesta etapa a organização poderá editar as informações registradas na etapa anterior, bem como detalhará a agenda da auditoria, na qual será permitida:
- A exibição do cronograma de trabalho de auditores e auditados.
- A divulgação deste cronograma através de relatórios e gráficos de Gantt.
Execução de Auditoria
Na etapa de Execução de Auditoria a organização registrará as informações relativas aos resultados da auditoria realizada, entre as quais:
- Evidências, constatações, nível de conformidade e comentários referentes a cada requisito auditado.
- Ocorrências identificadas, tais como: boas práticas, oportunidades de melhoria, observações, não conformidades etc., através de interface com o SE Action.
- Pontos positivos, negativos, recomendações, conclusões, resultados e pontuações por critério de auditoria, processo e/ ou área/ departamento, conforme anteriormente definido.
Encerramento de auditoria
Nesta etapa o responsável pelo encerramento poderá registrar comentários e parecer sobre todo processo de auditoria, bem como terá acesso para visualização e impressão de relatórios.
Acompanhamento de auditoria
O SE Audit permite aos responsáveis:
- Acompanhar o processo de auditoria: visualizar, alterar, cancelar/reativar, excluir, copiar e reabrir/retornar a etapa anterior.
- Acompanhar as ocorrências registradas que poderão ser visualizadas, alteradas, conceladas ou excluídas a qualquer momento, conforme níveis de acesso previamente cadastrados, através do SE Action.
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