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SE Document
Gestão de Documentos e Registros [GED/RM]

Visão Geral

Todos os dias as empresas recebem e geram quantidades incríveis de informação – propostas, documentos de RH, relatórios financeiros, ordens de compra, contratos, documentos da qualidade, desenhos de engenharia, formulários, anúncios, e-mails – e a lista continua. Mais de 90% desta informação é armazenada em documentos impressos e eletrônicos. A gestão, a entrega e o controle de documentos são essenciais para qualquer negócio. As organizações não podem criar e agregar valor ao negócio sem gerenciar proativamente os documentos que suportam os seus negócios. Além do mais, os documentos não devem ser apenas roteados inteligentemente para apoiar as atividades do dia-a-dia, mas também devem ser garantidos e controlados, de ponta a ponta, para proteger os ativos corporativos e evitar litígios mais tarde.

SE Document é um software que permite que as organizações automatizem de forma eficaz e eficiente o gerenciamento de documentos eletrônicos e em papel ao longo de todo seu ciclo de vida – capturar, criar, classificar, publicar e armazenar, arquivar e destruir. Qualquer pessoa autorizada – funcionários, clientes, fornecedores ou parceiros – pode gerenciar e trabalhar em seus documentos de forma segura a qualquer hora e em qualquer lugar do mundo.

SE Document é um Sistema de Gestão de Documentos, que melhora significativamente a comunicação e o trabalho em equipe em todos os departamentos e áreas funcionais ajudando na organização, gestão e mantendo o controle de documentos de modo que qualquer pessoa possa encontrá-los quando precisar deles.

SE Document também minimiza os riscos e custos associados a um número crescente de processos de conformidade regulamentar e governança corporativa, como os relacionados com a ISO 9000 – Gestão de Qualidade, Sarbanes-Oxley, FDA 21 CFR Parte 11 – Manutenção de Registros Eletrônicos, Boas Práticas de Fabricação, ISO 14000, OHSAS 18000, e outros.


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Permissões de acesso
Indexação de documentos
Relação entre documentos
Visualização de documentos
Revisão e marcação de desenhos
Revisão e marcação de textos
Assinatura digital
Pendências do usuário

Recursos

SE Document é a solução completa de gerenciamento de documentos eletrônicos que gerencia todo o ciclo de vida do conteúdo, desde a criação até o seu arquivamento ou descarte e possui as mais completas funcionalidades em cada etapa do ciclo:

Capturar/Criar

  • Classificação hierárquica de documentos em categorias;
  • Suporte a quaisquer tipos de arquivos sem a modificação do seu formato original;
  • Integração perfeita com softwares populares como aplicativos do Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Visio) e Open Office, software de desenho CAD (Autocad, Inventor, Microstation, SolidWorks, SolidEdge, etc.), Adobe PDF, Corel Draw, editores de imagem e muitos outros;
  • Utilização de modelos nos processos de criação e revisão de documentos;
  • Armazenamento dos arquivos em banco de dados ou em servidores distribuídos com mecanismos de compressão e proteção por senha;
  • Integração do conteúdo armazenado com o sistema de ERP corporativo.

Gestão/Revisão

  • Auditoria de acesso sobre as ações executadas (visualização, inclusão, exclusão e impressão de documentos);
  • Controle de revisão de documentos utilizando workflow padrão ou customizado pela necessidade de negócio;
  • Definição dos direitos de acesso aos documentos por grupos de usuários e tipos de documentos;
  • Mecanismo de segurança para restrição de cópia e impressão de documentos;
  • Marca d'água para identificação de cópia controlada na impressão de documentos;
  • Controle do envio, recebimento e cancelamento de cópias de documentos impressas ou distribuídas por e-mail;
  • Emissão de listas mestras a partir de diversos critérios de classificação;
  • Controle de check-in e check-out para garantir que um mesmo documento não será editado simultaneamente por várias pessoas;
  • Marcações (markup) e opções de controle de mudanças para o rastreamento de alterações específicas em um documento;
  • Assinatura digital em documentos e em arquivos PDF atendendo a requisitos de regulamentos e conformidades.

Entrega/Publicar

  • Pesquisa de documentos a partir de quaisquer dados como número, assunto, palavra-chave, etc;
  • Pesquisa avançada por textos no próprio corpo dos documentos [Full-Text Search];
  • Circulação eletrônica dos documentos publicados com assinatura de conhecimento pelos usuários;
  • Visualizador próprio para dezenas de formatos de arquivo, como Word, Excel, Autocad, formatos de imagem (bmp, tiff, jpeg, etc.)

Guardar/Preservar

  • Repositórios controlados que otimizam espaços e reduzem o risco de questões legais e conformidade;
  • Tabela de temporalidade para determinar o prazo de guarda de um documento e sua destinação após este prazo;
  • Arquivamento de documentos para definir como preservar e evitar riscos legais pela retenção dos mesmos;
  • Remoção de documentos obsoletos apenas quando possíveis de serem excluídos.

Sobre a SoftExpert

A SoftExpert é a empresa líder de mercado em soluções para a excelência na gestão, fornecendo softwares e serviços para o aprimoramento de processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa.

Fundada em 1995 e contando atualmente com mais de 2 mil clientes e 300 mil usuários ao redor do mundo, as soluções da SoftExpert são utilizadas por empresas dos mais variados portes e ramos de atuação, incluindo manufatura, governo, farmacêutico, hospitais e laboratórios, serviços financeiros, alta tecnologia e TI, educação, energia e utilidade pública, logística, varejo, serviços, dentre outros.

Em conjunto com a sua rede de parceiros nacionais e internacionais, a SoftExpert oferece serviços de implantação, treinamento, hospedagem, validação, suporte e assistência técnica, com o intuito de assegurar que seus clientes obtenham sempre o máximo de retorno sobre seus investimentos.

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