Milhões de pedidos, um só sistema: como a maior atacadista distribuidora do Brasil reduziu em 73% os custos de gestão de projetos com a SoftExpert

Já parou para pensar no caminho que um produto percorre para chegar até você? A ansiedade de esperar uma entrega é real, mas enquanto você está lá, esperando, o produto já passou por um verdadeiro tour: saiu da fábrica, passou por armazéns, caminhões... e tudo isso para chegar à loja que você adora. Parece simples, né? Mas, por trás de cada entrega, o Martins está garantindo que a logística aconteça direitinho e os produtos cheguem rapidinho, muitas vezes sem a gente nem perceber a correria nos bastidores.

Com 72 anos de história, o Martins não é apenas um gigante da distribuição, mas também um especialista em logística. Com um sistema eficiente, a empresa garante que seus produtos cheguem a todos os cantos do Brasil, de grandes centros urbanos a locais onde os Correios nem sempre conseguem chegar. São 2,1 milhões de pedidos e 280 milhões de itens entregues anualmente, com uma frota própria de mais de 870 veículos, rodando cerca de 25 milhões de quilômetros por ano, garantindo que cada entrega aconteça de forma ágil e precisa.

Mas manter essa liderança exige mais do que infraestrutura. Exige controle, padronização e uma forma eficiente de executar a estratégia corporativa. Foi assim que o Martins deu início a uma jornada de transformação digital com a SoftExpert, buscando superar desafios estruturais e amadurecer sua gestão de processos e projetos.

O desafio: excesso de controles manuais e baixa visibilidade

Antes da mudança, a empresa enfrentava um cenário complexo e pouco estruturado. Controles manuais em planilhas isoladas, ausência de padronização e falta de visão integrada dificultavam o acompanhamento das iniciativas estratégicas. Cada área trabalhava de forma autônoma, com seus próprios documentos e métricas, o que comprometia a colaboração e a eficiência.

Sem painéis consolidados ou critérios claros para definir prioridades, muitos projetos competiam por atenção de forma desorganizada, com base mais na influência de quem os propunha do que em dados ou impacto real. O resultado? Custos de gerenciamento elevados, uma execução fragmentada da estratégia e a sensação de que o controle estava sempre um passo atrás.

O diagnóstico: encarar a realidade para evoluir

Diante dos desafios, o Martins realizou um diagnóstico profundo ouvindo os clientes internos e analisando o nível de maturidade do escritório de processos e projetos. O resultado foi claro: apenas 44% de maturidade.

Essa constatação foi um ponto de virada. A liderança entendeu que era necessário adotar uma estrutura sólida, capaz de transformar a aspiração de eficiência em realidade. A decisão pela mudança foi unânime e urgente.

A resposta: nasce a “Simpros” e a jornada da transformação

A transformação começou com a criação de uma identidade própria: a “Simpros”. Mais do que uma marca, ela representa uma nova mentalidade. “Sim para os projetos, sim para os processos, sim para a organização”, um lema que sintetiza o compromisso com a mudança estrutural e cultural.

Para tornar a jornada mais engajadora, a empresa transformou a reestruturação em um “jogo”: a Jornada “Simpros”. Cada etapa foi representada por uma “carta” estratégica, com cinco pilares fundamentais:

• Pessoas: foco em capacitação e engajamento.
• Gestão: parcerias eficazes entre áreas.
• Recursos: investimentos em tecnologia e estrutura.
• Processos: padronização e normatização.
• Método: clareza e consistência na execução.

Com os pilares definidos, a Martins iniciou uma série de ações:

• Implantou mecanismos de gestão à vista, com indicadores claros e acompanhamento em tempo real;
• Estabeleceu critérios objetivos para priorização de projetos;
• Investiu em comunicação interna forte, para mobilizar colaboradores e reforçar a nova cultura;
• Adotou uma abordagem orientada por dados e planejamento, substituindo decisões baseadas apenas na intuição;
• Trabalhou para garantir a sustentabilidade das mudanças e consolidar a nova cultura organizacional.

A escolha da ferramenta certa: como a SoftExpert se tornou pilar da transformação estratégica

Para viabilizar a nova visão estratégica e sustentar as mudanças em curso, tornou-se evidente a necessidade de um suporte tecnológico robusto. Foi nesse contexto que a SoftExpert se destacou como a solução ideal. 

A familiaridade do gerente de Planejamento e Controle, Clésio Rodrigues, com a ferramenta, adquirida em sua atuação anterior na logística, serviu como ponto de partida. No entanto, ao assumir a liderança do PMO e da área de processos, sua visão sobre o potencial da solução se expandiu. 

A exploração mais profunda dos recursos da plataforma revelou sua capacidade de atender demandas complexas da gestão estratégica de projetos e processos. Essa compreensão ampliada foi essencial para consolidar a SoftExpert como peça-chave na transformação da Martins.

Clésio destaca que um passo decisivo nessa fase foi a designação de um analista dedicado exclusivamente à implantação do sistema. “A escolha estratégica fez toda a diferença, permitindo que esse profissional se concentrasse integralmente na condução das melhorias, na parametrização da ferramenta e, principalmente, na conscientização das equipes sobre a importância e os benefícios da nova abordagem. Atuando como facilitador e verdadeiro embaixador da mudança, ele ajudou a garantir uma transição mais fluida e eficaz”, pontua.

A implementação envolveu quatro módulos centrais do SoftExpert Suite, selecionados com base nas principais necessidades da Martins: o módulo de Plano de Ação - para estruturar e acompanhar iniciativas de melhoria; o Kanban - para organizar fluxos de trabalho de menor complexidade; Projeto - voltado às iniciativas mais robustas e estratégicas; e o módulo de Documento - responsável por centralizar e padronizar os artefatos dos processos e projetos.

Resultados: mais controle, mais eficiência e mais estratégia

Os resultados obtidos já no primeiro ano após a implementação e o início da jornada de transformação foram notáveis e superaram as expectativas, validando as decisões tomadas e o esforço empreendido. Com mais governança, clareza e padronização, a empresa reduziu custos e ineficiências, fortaleceu a execução da estratégia e passou a operar com maior agilidade e sinergia entre as áreas.

Entre os resultados mais expressivos obtidos com a reestruturação, destacam-se:

• Redução de 73% no custo médio de gerenciamento de projetos, impulsionada pela automação de controles, padronização de fluxos e uso de ferramentas integradas.
• Aumento de 45% para 78% no índice de maturidade do escritório de processos e projetos, validado por nova pesquisa interna conduzida após um ano da transformação.
• Aumento de 55% na taxa de conclusão de planos de ação estratégicos, impulsionado por critérios de priorização mais claros e pelo acompanhamento estruturado por painéis de gestão à vista.
• Centralização e padronização de mais de 200 processos críticos, eliminando redundâncias e reduzindo significativamente o retrabalho entre áreas.
• Implantação de 100% dos projetos priorizados com base em impacto e viabilidade, substituindo decisões subjetivas por análises orientadas a dados.
• Engajamento de mais de 700 colaboradores capacitados na nova metodologia, entre líderes e equipes operacionais, promovendo uma cultura de melhoria contínua.

Esses resultados demonstram que a mudança de abordagem foi muito além da adoção de novas ferramentas: ela representou uma guinada estratégica na forma como a organização enxerga, prioriza e executa suas iniciativas. A “Simpros” deixou de ser uma promessa para se tornar um modelo consolidado de gestão, reconhecido como um divisor de águas na jornada da Martins.

Programa de Eficiência Operacional Martins

Um dos marcos da transformação foi o Programa de Eficiência Operacional, conduzido sob a liderança direta do CEO, evidenciando sua prioridade estratégica. Utilizando a ferramenta SoftExpert, a Martins gerencia as iniciativas mais críticas da empresa, sempre conectadas à cadeia de valor. O princípio é claro: todo projeto ou processo mapeado precisava estar alinhado à estratégia corporativa.

O foco inicial recaiu sobre os processos considerados core, especialmente compras e vendas, seguidos pela logística. As frentes de atuação foram distribuídas entre as diretorias, com cada líder responsável por impulsionar os resultados em sua área, modelo que garantiu engajamento da alta gestão e execução efetiva.

Um exemplo disso foi a elevação da área de Projetos, que passou a se reportar diretamente ao CEO. Antes vista com descrédito, em um cenário onde cada área executava projetos de forma descentralizada, a centralização das iniciativas trouxe novo protagonismo à equipe. A área deixou de ter um foco meramente operacional e passou a atuar de forma estratégica, apoiando diretamente as diretrizes da alta liderança.

"A liderança da Martins reconheceu que conquistar resultados dessa magnitude, em um período relativamente curto, seria impossível sem o apoio da ferramenta da SoftExpert e o comprometimento das equipes envolvidas na transformação", afirma Clésio.

A plataforma SoftExpert foi ampliada para incluir funcionalidades voltadas à gestão de fornecedores, dashboards de portfólio e análise de viabilidade. E a evolução não para por aí: os próximos passos envolvem a integração de indicadores de desempenho, automação de relatórios e a consolidação de sistemas redundantes, iniciativas que reforçam o compromisso com a eficiência, a inteligência de dados e a simplificação de processos, garantindo mais agilidade e controle em cada etapa das entregas que chegam diariamente a milhares de pontos de venda em todo o país.

Assista ao vídeo e veja como essa referência do setor transformou sua gestão de projetos: